User dan Employee
Untuk: Semua Role
Di dalam sistem, terdapat perbedaan mendasar antara User dan Employee/Karyawan. Memahami perbedaan ini sangat penting untuk pengelolaan akses dan data kepegawaian yang tepat.
Apa itu User?
Section titled “Apa itu User?”User adalah identitas digital yang digunakan untuk masuk (login) ke dalam sistem. Fokus utama dari User adalah keamanan dan hak akses.
Karakteristik utama User:
- Email: Digunakan sebagai pengenal unik untuk login.
- Roles: Menentukan apa yang bisa dilakukan User di dalam sistem (misalnya: Super Admin, HR Admin, role Manager, atau Employee/Karyawan).
- Status Akun (Aktif/Nonaktif): Mengontrol apakah seseorang masih diizinkan masuk ke sistem.
- Akses Ruang Kerja: Akses mengikuti role yang diberikan pada User dan ketersediaan ruang kerja bagi User tersebut.
Apa itu Employee (Karyawan)?
Section titled “Apa itu Employee (Karyawan)?”Employee/Karyawan adalah profil data kepegawaian seseorang di dalam organisasi. Fokus utama dari Employee adalah catatan administrasi perusahaan.
Karakteristik utama Employee/Karyawan:
- No. Pegawai: Identitas unik dalam administrasi perusahaan.
- Biodata: Informasi dasar seperti nama lengkap, nomor telepon, tempat/tanggal lahir, dan jenis kelamin.
- Status Karyawan: Status kerja (misal: Tetap (Permanent), Kontrak (Contract)).
- Organisasi: Penempatan di dalam struktur perusahaan (Departemen, Divisi, dan Jabatan).
- Manager: Atasan langsung yang bertanggung jawab atas karyawan tersebut.
Menautkan Akun User HRIS
Section titled “Menautkan Akun User HRIS”Meskipun berbeda, User dan Employee/Karyawan dapat dihubungkan melalui fitur Tautkan Akun User HRIS.
- Opsional: Anda bisa membuat data Employee/Karyawan tanpa harus memberikan akses login (User), atau sebaliknya.
- Satu-ke-Satu: Satu profil Employee/Karyawan hanya dapat ditautkan dengan satu akun User.
- Permanen: Setelah ditautkan, tautan ini bersifat satu kali dan permanen untuk menjaga integritas data.
Mengapa Perbedaan Ini Penting?
Section titled “Mengapa Perbedaan Ini Penting?”Contoh: User Tanpa Profil Karyawan
Section titled “Contoh: User Tanpa Profil Karyawan”Seorang Super Admin atau HR Admin mungkin memiliki akun User untuk melakukan konfigurasi sistem dan manajemen data, namun tidak perlu memiliki profil Employee/Karyawan jika ia bukan bagian dari struktur organisasi yang dikelola.
Contoh: Karyawan Tanpa Akses Login
Section titled “Contoh: Karyawan Tanpa Akses Login”Seorang pekerja mungkin memiliki profil Employee/Karyawan untuk keperluan pendataan organisasi, namun tidak diberikan akun User karena tidak memerlukan akses langsung ke aplikasi.
Contoh: Pentingnya Penautan
Section titled “Contoh: Pentingnya Penautan”Penautan sangat penting agar sistem mengetahui User mana yang memiliki identitas sebagai Employee/Karyawan tertentu. Hal ini diperlukan untuk mendukung perilaku role dan sesi seperti kelayakan menjadi Manager bagi karyawan lain, sementara hak akses tetap dikelola melalui role pada akun User.