Referensi Data Karyawan
Untuk: Super Admin dan HR Admin
Halaman ini berisi daftar dan penjelasan kolom data (field) yang digunakan saat mendaftarkan, memperbarui, atau mengimpor data karyawan dalam sistem HRIS.
Kelengkapan Data Organisasi
Section titled “Kelengkapan Data Organisasi”Sebelum dapat melakukan Registrasi & Manajemen Karyawan, pastikan seluruh data referensi organisasi (Departemen, Divisi, dan Jabatan) telah terisi lengkap. Jika belum, akses ke fitur manajemen karyawan akan dibatasi dengan pesan Registrasi & Manajemen Karyawan Terkunci.
Daftar Kolom Data Karyawan
Section titled “Daftar Kolom Data Karyawan”| Nama Kolom | Deskripsi & Ketentuan |
|---|---|
| Nomor Karyawan (No. Pegawai) | Identitas unik karyawan. Harus unik (tidak boleh sama dengan karyawan lain). Karakter yang diperbolehkan: huruf besar (A-Z), angka (0-9), garis bawah (_), dan tanda hubung (-). |
| Nama Lengkap | Nama lengkap sesuai identitas resmi. |
| Nomor Telepon | Nomor kontak aktif karyawan. |
| Jenis Kelamin | Pilihan jenis kelamin karyawan: Laki-laki atau Perempuan. |
| Tempat Lahir | Kota atau lokasi tempat lahir. |
| Tanggal Lahir | Tanggal lahir karyawan. |
| Status Kerja | Status kepegawaian saat ini (lihat tabel Status Kerja). |
| Tanggal Bergabung | Tanggal resmi karyawan mulai bekerja di perusahaan. |
| Tanggal Terminasi Kerja | Tanggal berakhirnya hubungan kerja. Wajib diisi jika Status Kerja diubah menjadi Terminated (Terminasi). Tanggal terminasi tidak boleh lebih awal dari Tanggal Bergabung. |
| Departemen | Departemen tempat karyawan bernaung. |
| Divisi | Sub-unit dari Departemen. Pilihan yang muncul bergantung pada Departemen yang dipilih sebelumnya. |
| Jabatan | Posisi atau peran karyawan dalam perusahaan. |
| Manajer Langsung (Opsional) | Atasan langsung dari karyawan. Hanya daftar karyawan yang memenuhi syarat sebagai manajer yang akan muncul di pilihan. |
Kolom Template Impor XLSX
Section titled “Kolom Template Impor XLSX”Gunakan bagian ini saat mengisi sheet employees pada templat impor karyawan. Header kolom harus tetap sesuai templat resmi dan berada pada urutan yang sama. Jika header diubah, dihapus, digeser, atau ditambah dengan nilai lain, file dapat ditolak saat impor.
Templat impor juga berisi sheet departments, divisions, dan positions sebagai acuan kode organisasi. Sheet referensi tersebut membantu pengisian, tetapi sistem tetap memvalidasi impor terhadap data organisasi aktif di IsoCorp saat file diunggah.
| Header XLSX | Status | Format/Nilai yang diterima | Catatan |
|---|---|---|---|
employee_number |
Wajib | Teks | No. Pegawai untuk karyawan baru. Harus unik dan tidak boleh sama dengan karyawan yang sudah ada atau baris lain di file. |
full_name |
Wajib | Teks | Nama lengkap karyawan sesuai identitas resmi. |
phone_number |
Wajib | Teks | Nomor telepon aktif karyawan. |
birth_place |
Wajib | Teks | Kota atau lokasi tempat lahir. |
birth_date |
Wajib | Tanggal DD-MM-YYYY, contoh 25-06-2026 |
Sel Excel bertipe tanggal juga dapat dibaca, tetapi format teks yang disarankan adalah DD-MM-YYYY. |
gender |
Wajib | male atau female |
Gunakan nilai enum persis seperti ini di file. |
employment_status |
Wajib | probation, contract, permanent, inactive, atau terminated |
Gunakan nilai enum persis seperti ini di file. |
hire_date |
Wajib | Tanggal DD-MM-YYYY, contoh 25-06-2026 |
Tanggal resmi mulai bekerja. |
department_code |
Wajib | Kode Departemen | Ambil dari sheet departments atau data master organisasi aktif. |
division_code |
Wajib | Kode Divisi | Divisi harus berada di bawah Departemen yang dipilih pada department_code. |
position_code |
Wajib | Kode Jabatan | Ambil dari sheet positions atau data master organisasi aktif. |
termination_date |
Kondisional | Kosong atau tanggal DD-MM-YYYY |
Wajib diisi jika employment_status adalah terminated. Untuk status selain terminated, kolom ini harus dikosongkan. Tanggal terminasi tidak boleh lebih awal dari hire_date. |
email |
Opsional | Alamat email valid atau kosong | Jika diisi, sistem membuat akun User baru dengan role Karyawan dan sandi default 12345678. Email yang sudah terdaftar akan ditolak. |
manager_employee_number |
Opsional | No. Pegawai manager atau kosong | Manager harus sudah ada di sistem, memiliki akun user aktif, dan memiliki role Manager. Referensi ke baris lain dalam file yang sama tidak didukung. |
Untuk alur impor langkah demi langkah, lihat Mengimpor Data Karyawan.
Status Kerja
Section titled “Status Kerja”Sistem menggunakan label status berikut untuk menentukan kondisi aktif atau tidaknya seorang karyawan:
| Status | Deskripsi |
|---|---|
| Tetap (Permanent) | Karyawan dengan status hubungan kerja waktu tidak tertentu. |
| Kontrak (Contract) | Karyawan dengan status hubungan kerja waktu tertentu. |
| Masa Percobaan (Probation) | Karyawan yang masih dalam periode evaluasi sebelum menjadi karyawan tetap/kontrak. |
| Nonaktif (Inactive) | Karyawan yang sedang tidak aktif bekerja namun belum keluar sepenuhnya dari perusahaan. |
| Terminated (Terminasi) | Karyawan yang sudah tidak lagi memiliki hubungan kerja dengan perusahaan. |
Akun User & Tautan HRIS
Section titled “Akun User & Tautan HRIS”Bagian ini mengatur bagaimana profil karyawan terhubung dengan akun login aplikasi.
- Penyediaan Akun User HRIS (Opsional): Menentukan apakah karyawan akan diberikan akses masuk ke sistem.
- Status Tautan User Terhubung: Menampilkan apakah data sudah terhubung dengan akun (Tautan Permanen) atau Belum Terhubung.
- Tautkan Akun User HRIS / Tautkan Akun: Aksi untuk menghubungkan data profil dengan akun user. Proses ini bersifat satu kali dan permanen setelah berhasil ditautkan.
Metode Penautan:
- Tanpa Akun (Nanti): Mendaftarkan data karyawan saja tanpa membuatkan akun login saat ini.
- Buat Akun Baru: Sekaligus membuat akun login baru saat mendaftarkan karyawan.
- Tautkan User Terdaftar: Menghubungkan profil karyawan dengan akun user yang sudah ada namun belum memiliki data profil.