Referensi Cuti

Untuk: Super Admin, HR Admin, Manager, dan Employee/Karyawan

Status fitur: Tersedia

Ringkasan Modul

Cuti mencakup dua area besar:

Setup dan saldo cuti di Dashboard Administrator untuk Super Admin dan HR Admin.
Pengajuan, pembatalan, dan review cuti yang melibatkan Employee/Karyawan, Manager, dan HR/Admin sesuai antrean yang tersedia.

Gunakan modul ini untuk menyiapkan tipe cuti, aturan kelayakan, kebutuhan dokumen, kuota tahunan, carry-over, prorata, inisialisasi saldo, perbaikan saldo, koreksi saldo manual, pengajuan cuti, pembatalan cuti, dan peninjauan pengajuan.

Akses Role

Area Cuti	Super Admin	HR Admin	Manager	Employee/Karyawan
Setup kebijakan, tipe, saldo, dan proses tahunan	✅	✅	❌	❌
Review Pengajuan Cuti di Dashboard Administrator	✅	✅	❌	❌
Review pengajuan bawahan langsung di Portal Manajer	❌	❌	✅	❌
Mengajukan, menarik, atau meminta pembatalan cuti	❌	❌	❌	✅
Melihat saldo dan riwayat cuti pribadi	❌	❌	❌	✅

Super Admin dan HR Admin membuka setup melalui Dashboard Administrator → Pengaturan Cuti dan membuka review melalui Dashboard Administrator → Pengajuan Cuti. Employee/Karyawan memakai kartu Cuti di Aplikasi Karyawan. Manager memakai antrean persetujuan di Portal Manajer.

Area dan panduan terkait

Area	Fungsi utama	Panduan terkait
Kebijakan & Tipe Cuti	Membuat dan mengubah tipe cuti, status aktif, aturan saldo, kelayakan karyawan, dan dokumen pendukung.	Mengelola Kebijakan dan Tipe Cuti
Saldo & Kuota Karyawan	Mencari dan membaca saldo cuti karyawan, status inisialisasi, saldo tersedia, dan aksi koreksi atau perbaikan.	Meninjau Saldo dan Kuota Cuti Karyawan
Proses Tahunan & Audit	Menjalankan inisialisasi massal, perbaikan saldo per tipe cuti, serta melihat log proses dan koreksi saldo.	Menjalankan Proses Tahunan Cuti
Pengajuan Cuti	Meninjau pengajuan cuti dan pembatalan cuti dari karyawan.	Meninjau Pengajuan Cuti
Cuti di Aplikasi Karyawan	Melihat opsi/saldo, mengirim pengajuan, menarik pengajuan, dan meminta pembatalan.	Mengajukan dan Mengelola Cuti

Untuk alur awal lintas setup admin, lihat Menyiapkan Cuti dari Awal.

Aturan tipe cuti

Data / aturan	Penjelasan
Kode Tipe Cuti	Kode unik. Gunakan huruf besar, angka, `_`, atau `-`.
Nama Kebijakan Cuti	Nama tipe cuti yang dipahami admin dan karyawan.
Deskripsi	Ringkasan penggunaan atau konteks kebijakan.
Kebijakan Aktif	Tipe aktif tersedia untuk penggunaan baru. Tipe nonaktif dipertahankan sebagai catatan kebijakan tetapi tidak dibuka untuk penggunaan baru.
Lacak Saldo	Tipe cuti memiliki kuota dan saldo tahunan per karyawan.
Tanpa Saldo	Tipe cuti tidak memiliki kuota tahunan atau saldo karyawan.
Kuota Tahunan (Hari)	Jumlah hari utama yang diberikan untuk tipe cuti Lacak Saldo.
Carry-over	Mengizinkan sebagian sisa saldo tahun lalu dibawa ke tahun baru.
Prorata	Menghitung kuota awal secara proporsional saat karyawan baru memenuhi syarat pada tahun berjalan.
Dokumen pendukung	Menentukan apakah lampiran atau bukti wajib disiapkan saat cuti diajukan.

Lacak Saldo dan Tanpa Saldo

Jenis tipe cuti	Perilaku
Lacak Saldo	Memiliki kuota tahunan, saldo per karyawan per tahun, carry-over bila diaktifkan, prorata bila diaktifkan, proses inisialisasi, koreksi saldo, dan dampak saldo saat pengajuan diproses.
Tanpa Saldo	Tidak memiliki kuota tahunan, carry-over, prorata, atau saldo karyawan. Kelayakan, dokumen, dan review pengajuan tetap dapat berlaku.

Gunakan Lacak Saldo untuk kebijakan yang harus dibatasi oleh saldo. Gunakan Tanpa Saldo untuk cuti yang tidak memakai kuota tahunan.

Kriteria kelayakan

Kriteria kelayakan menentukan karyawan mana yang termasuk dalam kebijakan tipe cuti.

Kriteria	Pilihan / perilaku
Status kepegawaian	Tetap, Kontrak, dan/atau Masa Percobaan. Minimal satu status harus dipilih.
Gender	Semua Jenis Kelamin, Laki-laki, atau Perempuan.
Departemen	Membatasi tipe cuti pada departemen tertentu.
Divisi	Membatasi tipe cuti pada divisi tertentu. Pilihan divisi mengikuti departemen yang dipilih.
Jabatan	Membatasi tipe cuti pada jabatan tertentu.
Minimum masa kerja	Membatasi tipe cuti pada karyawan yang sudah mencapai masa kerja tertentu.

Jika hasil kelayakan terlihat salah, periksa data Karyawan dan Organisasi terlebih dahulu sebelum mengubah saldo.

Istilah saldo

Istilah	Arti
Kuota Utama	Kuota dasar yang diberikan untuk tahun saldo.
Carry-over	Sisa saldo tersedia dari tahun sebelumnya yang dibawa ke tahun berjalan sesuai batas maksimum.
Penyesuaian	Total koreksi manual yang diberikan admin. Nilai dapat positif atau negatif.
Reserved (Pending)	Saldo yang sedang ditahan untuk pengajuan cuti yang masih menunggu keputusan.
Terpakai	Saldo yang sudah digunakan oleh cuti yang disetujui.
Saldo Tersedia	Saldo yang masih dapat digunakan setelah komponen lain diperhitungkan.
Sesuai	Saldo sudah dibuat untuk karyawan, tipe cuti, dan tahun tersebut.
Belum Diinisialisasi	Karyawan memenuhi syarat, tetapi saldo untuk tipe cuti dan tahun tersebut belum dibuat.

Secara praktis, Saldo Tersedia dibaca sebagai:

Kuota Utama + Carry-over + Penyesuaian - Reserved (Pending) - Terpakai

Lifecycle pengajuan cuti

Tahap	Penjelasan
Karyawan membuat pengajuan	Employee/Karyawan memilih tipe cuti, periode, alasan, dan lampiran jika diwajibkan.
Menunggu persetujuan	Pengajuan berstatus Menunggu Persetujuan atau Menunggu sampai reviewer memutuskan. Untuk tipe Lacak Saldo, saldo dapat masuk ke Reserved (Pending).
Disetujui	Pengajuan menjadi Disetujui dan tanggal terkait dibaca sebagai cuti dalam konteks kehadiran. Saldo yang ditahan berpindah menjadi Terpakai untuk tipe Lacak Saldo.
Ditolak	Pengajuan menjadi Ditolak. Saldo yang sempat ditahan dilepas kembali.
Ditarik	Pengajuan menjadi Ditarik oleh karyawan sebelum selesai diproses. Saldo yang sempat ditahan dilepas kembali.

Status yang umum muncul adalah Menunggu Persetujuan, Menunggu, Disetujui, Ditolak, Ditarik, dan Dibatalkan.

Pembatalan cuti

Cuti yang sudah disetujui dapat memiliki alur pembatalan bila aksi tersebut tersedia.

Status pembatalan	Arti
Pending Pembatalan atau Batal Menunggu	Permintaan pembatalan sudah diajukan dan menunggu review.
Dibatalkan atau Batal Disetujui	Pembatalan disetujui. Untuk tipe Lacak Saldo, saldo yang sebelumnya terpakai dapat kembali tersedia sesuai keputusan sistem.
Pembatalan Ditolak atau Batal Ditolak	Pembatalan ditolak. Cuti yang sudah disetujui tetap berlaku.

Pembatalan berbeda dari penarikan. Ditarik biasanya berlaku untuk pengajuan yang belum selesai diproses, sedangkan pembatalan berlaku setelah cuti sudah disetujui.

Lampiran dan catatan

Beberapa tipe cuti dapat mewajibkan dokumen pendukung. Jika dokumen diwajibkan, karyawan perlu menyiapkan lampiran saat mengirim pengajuan. Reviewer dapat membaca detail, alasan karyawan, lampiran, dan catatan terkait sebelum menyetujui atau menolak.

Catatan internal yang ditulis reviewer dipakai sebagai konteks peninjauan. Alasan penolakan atau keputusan yang terlihat oleh karyawan sebaiknya ditulis jelas dan spesifik.

Dampak terhadap saldo dan kehadiran

Pengajuan pending dapat menahan saldo sebagai Reserved (Pending).
Pengajuan disetujui mengubah saldo menjadi Terpakai untuk tipe Lacak Saldo.
Pengajuan ditolak atau ditarik melepas saldo yang ditahan.
Pembatalan yang disetujui dapat mengembalikan saldo yang sebelumnya terpakai.
Koreksi saldo manual digunakan untuk penyesuaian eksplisit dan membutuhkan alasan audit.
Tanggal cuti yang disetujui dapat muncul sebagai Cuti atau nama tipe cuti pada Rekap Kehadiran, Aktivitas, dan tampilan jadwal.

Proses tahunan

Proses	Keterangan
Inisialisasi Massal	Membuat saldo yang belum ada untuk karyawan eligible pada semua tipe cuti Lacak Saldo yang relevan pada tahun target.
Perbaikan Saldo	Membuat saldo yang belum ada untuk satu tipe cuti Lacak Saldo pada tahun target.

Kedua proses membuat saldo yang belum ada saja. Saldo yang sudah tersedia tidak ditimpa otomatis.

Carry-over dan prorata

Carry-over dihitung saat saldo tahun baru dibuat:

Min(Sisa Saldo Tersedia Tahun Lalu, Maksimal Carry-over Tipe Cuti)

Jika carry-over tidak aktif, tidak ada sisa saldo tahun lalu yang dibawa ke tahun baru.

Prorata digunakan saat karyawan baru memenuhi syarat pada tahun berjalan. Jika prorata aktif, kuota awal dapat dihitung proporsional sesuai aturan kebijakan. Jika tidak aktif, saldo mengikuti kuota tahunan yang berlaku.

Penyesuaian saldo

Koreksi Saldo digunakan untuk mengubah saldo yang sudah ada secara eksplisit.

Aturan penting:

koreksi membutuhkan alasan audit;
koreksi dapat berupa penambahan atau pengurangan;
pengurangan tidak boleh membuat Saldo Tersedia menjadi negatif;
koreksi tercatat pada Proses Tahunan & Audit;
koreksi tidak menggantikan perbaikan data karyawan, kebijakan, atau inisialisasi yang belum dijalankan.

Untuk langkah detail, lihat Menyesuaikan Saldo Cuti Karyawan.

Tidak ada Year Lock/Finalization

Modul Cuti tidak memakai proses Year Lock/Finalization terpisah.

Implikasinya:

saldo tahun lalu tetap menjadi catatan historis;
inisialisasi tahun baru tidak otomatis menutup tahun lama;
perubahan saldo lama dilakukan melalui Koreksi Saldo;
perubahan kebijakan tidak otomatis menghitung ulang saldo yang sudah ada.

Batasan penting

Cuti dalam cakupan ini dicatat sebagai hari penuh; setengah hari dan cuti per jam tidak dibahas.
Referensi ini tidak membahas payroll, potongan gaji, lembur, GPS, geofence, atau perhitungan teknis internal.
Reserved (Pending) dijelaskan agar pengguna memahami saldo yang sedang ditahan saat pengajuan menunggu keputusan.
Jika ada perbedaan antara saldo yang terlihat dan ekspektasi karyawan, periksa status pengajuan, pembatalan, koreksi saldo, dan kelayakan tipe cuti sebelum membuat penyesuaian manual.

Pesan dan masalah umum

Kondisi	Penjelasan singkat
Kode tipe cuti duplikat	Gunakan kode tipe cuti yang unik.
Kode tidak valid	Gunakan huruf besar, angka, `_`, atau `-`.
Kriteria kelayakan tidak valid	Periksa status kerja, gender, departemen, divisi, jabatan, dan masa kerja.
Saldo belum ditemukan	Saldo mungkin belum diinisialisasi. Jalankan Perbaikan Saldo bila karyawan memang eligible.
Saldo tidak cukup	Periksa Saldo Tersedia, pengajuan pending, tipe cuti, dan tahun saldo.
Lampiran wajib belum diunggah	Tipe cuti mungkin mewajibkan dokumen pendukung. Lengkapi lampiran sebelum mengirim pengajuan.
Pengajuan tidak dapat ditarik	Status pengajuan mungkin sudah selesai atau tidak lagi memenuhi syarat untuk ditarik.
Pembatalan tidak dapat diajukan	Cuti mungkin belum disetujui, sudah dibatalkan, atau tidak berada dalam kondisi yang dapat dibatalkan.
Pengurangan saldo ditolak	Pengurangan tidak boleh membuat Saldo Tersedia negatif.
Kebijakan saldo tidak bisa diubah	Tipe cuti mungkin sudah digunakan oleh saldo karyawan. Gunakan koreksi, perbaikan data, atau kebijakan baru sesuai kebutuhan.