Menyesuaikan Saldo Cuti Karyawan

Untuk: Super Admin dan HR Admin
Status fitur: Tersedia

Kapan menggunakan panduan ini

Gunakan panduan ini saat saldo cuti karyawan sudah tersedia tetapi perlu dikoreksi secara eksplisit, misalnya karena penyesuaian HR, koreksi historis, atau hasil rekonsiliasi kebijakan.

Penyesuaian saldo dilakukan dari Cuti → Saldo & Kuota Karyawan melalui aksi Koreksi Saldo.

Sebelum melakukan koreksi

Jangan langsung mengubah saldo sebelum memeriksa sumber masalahnya. Ikuti urutan berikut:

Pastikan saldo tidak hanya berstatus Belum Inisial. Jika belum diinisialisasi, gunakan Perbaikan Saldo terlebih dahulu.
Periksa data karyawan, termasuk status kerja, organisasi, jabatan, gender, dan tanggal masuk.
Periksa kebijakan tipe cuti, termasuk kuota tahunan, carry-over, prorata, dan kriteria kelayakan.
Periksa apakah ada Reserved (Pending) atau Terpakai yang memang memengaruhi saldo tersedia.
Jika saldo tetap perlu dikoreksi, siapkan alasan yang jelas untuk audit.

Koreksi saldo adalah tindakan operasional yang terekam. Gunakan hanya untuk perubahan yang memang perlu dicatat sebagai koreksi.

Kapan memakai koreksi saldo

Kondisi	Gunakan koreksi saldo?	Catatan
Saldo belum dibuat untuk karyawan eligible	❌	Jalankan Perbaikan Saldo.
Profil karyawan salah sehingga kelayakan salah	❌	Perbaiki data karyawan terlebih dahulu.
Kebijakan tipe cuti salah untuk penggunaan ke depan	❌	Ubah kebijakan sesuai kewenangan; saldo lama tetap perlu tindakan eksplisit bila terdampak.
Saldo sudah ada dan HR perlu menambah hari karena koreksi resmi	✅	Gunakan penambahan saldo dengan alasan audit.
Saldo sudah ada dan HR perlu mengurangi hari karena koreksi resmi	✅	Gunakan pengurangan saldo, selama saldo tersedia tidak menjadi negatif.

Melakukan koreksi saldo

Buka Dashboard Administrator.
Pilih menu Cuti.
Buka tab Saldo & Kuota Karyawan.
Cari karyawan, tipe cuti, dan tahun kebijakan yang benar.
Pastikan status saldo adalah Sesuai.
Klik Koreksi Saldo.
Pilih Penambahan Saldo (+ Hari) atau Pengurangan Saldo (- Hari).
Isi jumlah hari.
Isi Alasan Koreksi Saldo (Audit Trail) dengan jelas.
Simpan koreksi saldo.

Setelah tersimpan, saldo karyawan berubah dan riwayatnya muncul pada Proses Tahunan & Audit.

Menulis alasan audit yang baik

Alasan koreksi sebaiknya menjawab pertanyaan berikut:

apa yang dikoreksi;
kenapa koreksi diperlukan;
dokumen atau keputusan apa yang menjadi dasar;
periode atau tahun saldo yang terdampak.

Contoh alasan yang baik:

Koreksi carry-over 2025 berdasarkan rekonsiliasi HR tanggal 2026-01-05.
Penambahan 2 hari sesuai keputusan HR untuk masa kerja yang salah tercatat.
Pengurangan 1 hari karena pemakaian cuti historis belum tercatat.

Hindari alasan terlalu umum seperti fix, update, atau sesuai arahan tanpa konteks.

Batasan pengurangan saldo

Pengurangan saldo tidak boleh membuat Saldo Tersedia menjadi negatif. Jika pengurangan ditolak:

periksa jumlah saldo tersedia saat ini;
periksa apakah ada Reserved (Pending) yang sedang menahan saldo;
periksa apakah saldo sudah terpakai;
kurangi jumlah koreksi atau selesaikan penyebab saldo tertahan sesuai proses yang berlaku.

Jangan memecah koreksi menjadi beberapa tindakan untuk menghindari batasan saldo negatif.

Melihat riwayat koreksi

Untuk melihat riwayat koreksi:

buka tab Proses Tahunan & Audit;
lihat bagian Riwayat Audit Koreksi / Penyesuaian Saldo Manual;
periksa karyawan, tipe cuti, tahun, nilai koreksi, alasan, waktu, dan aktor yang melakukan perubahan.

Riwayat ini membantu HR menelusuri kenapa saldo berubah dari nilai awal.

Catatan dan batasan

Koreksi hanya berlaku untuk saldo yang sudah diinisialisasi.
Setiap koreksi membutuhkan alasan audit.
Nilai koreksi dapat positif atau negatif, tetapi pengurangan tidak boleh membuat saldo tersedia negatif.
Koreksi saldo tidak menggantikan perbaikan kebijakan, data karyawan, atau proses inisialisasi tahunan.
Panduan ini tidak membahas persetujuan pengajuan cuti karyawan atau alur manager.