Status User dan Status Employee
Untuk: Semua Role
Dalam sistem ini, terdapat dua jenis status yang dikelola secara terpisah: Status User (terkait akun akses) dan Status Employee (terkait siklus hidup kepegawaian). Memahami perbedaan keduanya penting untuk memastikan keamanan akses dan akurasi data organisasi.
Status User (Akun Pengguna)
Section titled “Status User (Akun Pengguna)”Status ini mengatur hak akses teknis pengguna untuk masuk ke dalam aplikasi.
| Label Status | Fungsi dan Dampak |
|---|---|
| Aktif | Pengguna memiliki izin untuk login dan menggunakan aplikasi sesuai dengan role yang diberikan. |
| Nonaktif | Pengguna diblokir dari akses sistem. Jika status diubah ke Nonaktif saat pengguna sedang login, sesi mereka akan segera diakhiri dan dipaksa keluar. |
Status Employee (Kepegawaian)
Section titled “Status Employee (Kepegawaian)”Status ini mencerminkan kondisi ketenagakerjaan seseorang dalam organisasi dan digunakan oleh HR untuk manajemen data.
| Label Status | Kelompok | Deskripsi |
|---|---|---|
| Tetap (Permanent) | Aktif | Karyawan dengan status hubungan kerja permanen. |
| Kontrak (Contract) | Aktif | Karyawan yang bekerja berdasarkan perjanjian kontrak waktu tertentu. |
| Masa Percobaan (Probation) | Aktif | Karyawan yang sedang dalam masa evaluasi awal. |
| Nonaktif (Inactive) | Tidak Aktif | Karyawan yang saat ini sedang tidak aktif bekerja. |
| Terminated (Terminasi) | Tidak Aktif | Karyawan yang hubungan kerjanya telah berakhir secara permanen. |
Perbedaan dan Keterkaitan
Section titled “Perbedaan dan Keterkaitan”- Hubungan Status: Meskipun merupakan konsep yang berbeda, sistem memiliki kaitan otomatis untuk keamanan: jika status karyawan diubah menjadi Terminated (Terminasi), maka akun User yang terhubung akan secara otomatis diubah menjadi Nonaktif dan sesi login aktif akan dihentikan.
- Pencabutan Akses: Selain kondisi terminasi di atas, perubahan status kepegawaian lain (seperti menjadi Nonaktif (Inactive)) tidak secara otomatis menonaktifkan akun. Admin tetap dapat mengelola akses secara manual melalui menu Users.
- Pemulihan Akses: Jika status karyawan diubah kembali dari Terminated (Terminasi) ke status aktif (misal: Tetap (Permanent)), akun User yang terhubung tidak akan otomatis menjadi Aktif kembali. Admin harus memeriksa dan mengaktifkan kembali akses pengguna secara manual di menu Users.
- Dampak pada Struktur Organisasi: Pada status Terminated (Terminasi), tanggal terminasi menjadi acuan penting. Karyawan yang sudah diterminasi tidak akan tersedia lagi untuk dipilih sebagai Manager atau Atasan Langsung bagi karyawan lain. Hal ini juga memengaruhi pengaturan struktur organisasi dan hubungan atasan-bawahan (direct reports).
- Manajemen Sesi: Perubahan pada Status User (baik secara manual maupun otomatis karena terminasi) berdampak instan pada kemampuan login, sedangkan perubahan pada Status Employee lainnya berdampak pada siklus hidup data karyawan dalam laporan HR.