Panduan Cepat HR Admin

Untuk: HR Admin

Sebagai HR Admin, fokus utama Anda adalah mengelola data operasional sumber daya manusia melalui Dashboard Administrator. Anda bertanggung jawab memastikan struktur organisasi tetap mutakhir, data karyawan tercatat dengan benar, jadwal kerja disiapkan, kebijakan dan saldo cuti dikelola, hasil kehadiran dipantau, pengajuan cuti/lembur ditinjau, dan pendaftaran wajah karyawan diverifikasi.

Berbeda dengan Super Admin, HR Admin tidak memiliki akses untuk mengelola akun login (Users).

Alur Kerja Utama

Ikuti langkah praktis berikut untuk mengelola data HR.

1. Pengaturan Struktur (Organisasi)

Langkah pertama adalah memastikan wadah organisasi sesuai dengan kondisi lapangan.

Masuk ke menu Organisasi untuk melihat dan mengubah Struktur Organisasi.
Pastikan departemen, divisi, dan jabatan sudah terdefinisi dengan benar sebelum menambahkan karyawan.
Pelajari selengkapnya di Mengelola Departemen, Divisi, dan Jabatan dan Referensi Struktur Organisasi.

2. Manajemen Data (Karyawan)

Setelah struktur siap, kelola profil setiap personel.

Gunakan menu Karyawan untuk Kelola Karyawan.
Perbarui data pribadi, jabatan, status kerja, dan Manager.
Jika karyawan memerlukan akses login, tautkan profil karyawan dengan akun user yang sesuai melalui fitur Tautkan Akun User HRIS.
Pastikan status kerja, tanggal masuk, gender, departemen, divisi, jabatan, dan Manager benar karena data ini memengaruhi ruang kerja, jadwal, cuti, lembur, dan konteks tim.
Pelajari selengkapnya di Membuat Data Karyawan, Mengimpor Data Karyawan, dan User dan Employee.

3. Penyiapan Operasional Jadwal Kerja

Setelah data karyawan siap, siapkan jadwal dan roster untuk operasi harian.

Gunakan menu Jadwal Kerja untuk mengelola Pola Shift, Template Roster, Kalender Libur, Penugasan Jadwal, dan periode roster.
Pastikan sumber jadwal dan target penugasan sesuai dengan struktur organisasi serta data karyawan.
Pengaturan shift seperti jendela absen, toleransi, dan Min Lembur menjadi dasar pembacaan Absensi dan Lembur.
Pelajari selengkapnya di Menyiapkan Jadwal Kerja dari Awal dan Referensi Jadwal Kerja.

4. Penyiapan Operasional Cuti

Setelah data karyawan dan struktur organisasi siap, siapkan kebijakan dan saldo cuti.

Gunakan menu Pengaturan Cuti untuk mengelola Kebijakan & Tipe Cuti, Saldo & Kuota Karyawan, serta Proses Tahunan & Audit.
Tentukan tipe cuti, aturan Lacak Saldo atau Tanpa Saldo, kelayakan karyawan, dokumen pendukung, inisialisasi saldo, dan koreksi saldo bila diperlukan.
Pelajari selengkapnya di Menyiapkan Cuti dari Awal dan Referensi Cuti.

5. Pemantauan dan Review Operasional

Setelah karyawan mulai memakai sistem, gunakan menu operasional untuk membaca hasil dan meninjau pengajuan.

Gunakan menu Rekap Kehadiran untuk membaca tampilan Harian dan Rekap Bulanan.
Gunakan menu Pengajuan Cuti untuk meninjau pengajuan cuti dan pembatalan cuti.
Gunakan menu Pengajuan Lembur untuk meninjau lembur hari kerja dan lembur hari libur.
Pelajari selengkapnya di Melihat Rekap Kehadiran, Meninjau Pengajuan Cuti, dan Meninjau Pengajuan Lembur.

6. Peninjauan Verifikasi Wajah

Setelah karyawan mengirim Pendaftaran Wajah dari Aplikasi Karyawan, HR Admin dapat meninjau pengajuan pending.

Gunakan menu Verifikasi Wajah untuk membuka Antrean Peninjauan Pendaftaran.
Setujui pengajuan yang memenuhi kualitas dan konteks karyawan, atau tolak dengan alasan yang wajib diisi agar karyawan dapat memperbaiki dan mengirim ulang.
Pelajari selengkapnya di Meninjau Pendaftaran Wajah Karyawan.

Catatan Operasional

Rekap Kehadiran adalah tempat utama untuk membaca hasil kehadiran Admin/HR.
Jika status terlihat tidak sesuai, periksa data Karyawan, Jadwal Kerja, cuti yang disetujui, lembur yang disetujui, dan catatan Absensi.
Jika seorang karyawan tidak dapat memakai Aplikasi Karyawan, periksa role Employee/Karyawan dan tautan akun ke data karyawan.
Gaji di Aplikasi Karyawan masih Mendatang dan tidak boleh diperlakukan sebagai fitur payroll yang tersedia.