Meninjau Saldo dan Kuota Cuti Karyawan

Untuk: Super Admin dan HR Admin
Status fitur: Tersedia

Kapan menggunakan panduan ini

Gunakan panduan ini saat Anda perlu memeriksa saldo cuti karyawan, menemukan saldo yang belum diinisialisasi, atau memahami kenapa Saldo Tersedia berubah.

Peninjauan saldo dilakukan dari Cuti → Saldo & Kuota Karyawan.

Sebelum mulai

Pastikan:

tipe cuti Lacak Saldo sudah dibuat;
tahun kebijakan yang ingin diperiksa sudah dipilih;
data karyawan dan organisasi sudah benar;
proses inisialisasi tahunan sudah dijalankan jika saldo seharusnya tersedia.

Tipe cuti Tanpa Saldo tidak muncul sebagai saldo tahunan karena tidak memiliki kuota karyawan.

Membuka tab Saldo & Kuota Karyawan

Masuk ke Dashboard Administrator.
Pilih menu Cuti.
Buka tab Saldo & Kuota Karyawan.
Gunakan kolom pencarian, filter Tipe Cuti, dan filter Tahun Kebijakan sesuai kebutuhan.

Anda dapat mencari berdasarkan nama atau NIK/nomor karyawan.

Membaca kolom saldo

Kolom	Arti
Karyawan	Nama dan nomor karyawan.
Tipe Cuti	Tipe cuti Lacak Saldo yang sedang ditinjau.
Tahun	Tahun kebijakan saldo.
Kuota Utama	Kuota utama yang diberikan untuk tahun tersebut.
Carry-over	Sisa saldo tahun sebelumnya yang dibawa ke tahun ini sesuai batas maksimum carry-over.
Penyesuaian	Total koreksi manual yang pernah diberikan admin. Nilai dapat positif atau negatif.
Reserved (Pending)	Saldo yang sedang ditahan untuk pengajuan cuti yang masih menunggu keputusan.
Terpakai	Saldo yang sudah digunakan oleh cuti yang disetujui.
Saldo Tersedia	Saldo yang masih dapat digunakan setelah memperhitungkan komponen lain.
Kesiapan	Status apakah saldo sudah dibuat atau masih perlu inisialisasi.

Secara praktis, Saldo Tersedia dibaca sebagai:

Kuota Utama + Carry-over + Penyesuaian - Reserved (Pending) - Terpakai

Memahami status kesiapan

Status	Arti	Tindakan yang disarankan
Sesuai	Saldo karyawan untuk tipe cuti dan tahun tersebut sudah tersedia.	Tinjau saldo, lakukan koreksi jika memang diperlukan.
Belum Inisial	Karyawan memenuhi syarat, tetapi saldo untuk tipe cuti dan tahun tersebut belum dibuat.	Jalankan Perbaikan Saldo untuk tipe cuti dan tahun tersebut.

Status Belum Inisial tidak berarti saldo harus dikoreksi manual. Biasanya langkah pertama adalah menjalankan proses perbaikan agar saldo dibuat dari aturan kebijakan yang berlaku.

Meninjau saldo yang hilang

Jika menemukan baris Belum Inisial:

pastikan karyawan memang memenuhi syarat tipe cuti;
periksa apakah tahun kebijakan sudah benar;
gunakan aksi Perbaiki Saldo bila tersedia, atau buka tab Proses Tahunan & Audit;
jalankan Perbaikan Saldo untuk tipe cuti dan tahun terkait;
kembali ke daftar saldo dan muat ulang hasil filter.

Gunakan Koreksi Saldo hanya jika saldo sudah ada tetapi angkanya perlu disesuaikan karena alasan nyata.

Meninjau saldo yang terlihat tidak tepat

Jika angka saldo terlihat tidak sesuai, periksa urutan berikut sebelum melakukan koreksi manual:

Kebijakan tipe cuti — apakah kuota tahunan, carry-over, prorata, dan kriteria kelayakan benar?
Data karyawan — apakah status kerja, gender, departemen, divisi, jabatan, dan tanggal masuk sudah benar?
Proses tahunan — apakah inisialisasi atau perbaikan sudah dijalankan untuk tahun yang benar?
Riwayat koreksi — apakah pernah ada Penyesuaian manual sebelumnya?
Reserved (Pending) dan Terpakai — apakah ada saldo yang ditahan atau sudah digunakan?

Jika setelah pemeriksaan saldo tetap perlu diubah, lanjutkan ke Menyesuaikan Saldo Cuti Karyawan.

Aksi dari daftar saldo

Aksi	Kapan digunakan
Inisialisasi Saldo Baru	Untuk membuka tab Proses Tahunan & Audit dan menjalankan proses tahunan.
Koreksi Saldo	Untuk menambah atau mengurangi saldo yang sudah tersedia dengan alasan audit.
Perbaiki Saldo	Untuk membuat saldo yang masih Belum Inisial berdasarkan aturan tipe cuti.

Catatan dan batasan

Daftar ini hanya menampilkan saldo untuk tipe cuti Lacak Saldo.
Tipe cuti Tanpa Saldo tidak memiliki saldo tahunan yang dapat dicari di halaman ini.
Reserved (Pending) menjelaskan saldo yang ditahan oleh pengajuan cuti yang belum selesai, tetapi panduan ini tidak membahas alur pengajuan atau persetujuan cuti secara lengkap.
Jangan memakai koreksi manual untuk menggantikan perbaikan data karyawan atau proses inisialisasi yang belum dijalankan.