Merencanakan dan Menerbitkan Roster

Untuk: Super Admin dan HR Admin
Status fitur: Tersedia

Kapan menggunakan panduan ini

Gunakan panduan ini saat Anda perlu mengisi jadwal mingguan secara manual untuk karyawan yang memakai sumber manual roster, lalu memvalidasi dan mempublikasikan roster tersebut.

Perencana Roster cocok untuk kebutuhan ad hoc atau manual yang tidak cukup diwakili oleh Template Roster mingguan atau siklus.

Sebelum mulai

Pastikan prasyarat berikut sudah terpenuhi:

1. Karyawan yang akan diisi roster memiliki Penugasan Jadwal dengan sumber manual roster yang tumpang tindih dengan tanggal periode roster.
2. Pola Shift yang akan dipakai pada sel shift sudah tersedia dan aktif.
3. Periode roster mingguan sudah dipilih atau dibuat sebelum admin mengedit entri roster.
4. Admin sudah mengetahui tanggal pekan yang ingin direncanakan.

Membuka tab Perencana Roster

1. Masuk ke IsoCorp.
2. Buka Dashboard Administrator.
3. Pilih menu Jadwal Kerja.
4. Buka tab Perencana Roster.

Jika belum ada periode yang dipilih, halaman menampilkan kondisi bahwa penyusunan roster belum terbuka. Pilih periode yang ada atau buat pekan roster baru.

Memahami periode roster

Periode roster adalah catatan mingguan yang tersimpan, bukan pekan yang hanya muncul sementara di layar.

Aturan utamanya:

• tanggal mulai periode harus hari Senin;
• tanggal akhir periode adalah hari Minggu berikutnya;
• entri roster baru dapat diedit setelah periode dibuat atau dipilih;
• status periode menentukan apakah grid bisa diedit.

Membuat atau memilih periode

1. Pada daftar pekan, pilih periode yang ingin dikerjakan.
2. Jika belum ada, klik Buat Pekan Roster Baru.
3. Pilih tanggal mulai yang jatuh pada hari Senin.
4. Setelah periode dibuat atau dipilih, periksa statusnya:
   • Draft berarti grid dapat diedit;
   • Published berarti grid terkunci sampai dibuka kembali.

Memahami grid roster

Grid roster menampilkan baris karyawan dan kolom tanggal Senin sampai Minggu.

Sel dapat memiliki kondisi berikut:

Tampilan sel	Arti
N/A	Sel tidak berlaku untuk karyawan/tanggal tersebut, biasanya karena tidak ada penugasan manual yang cocok.
KOSONG	Sel berlaku tetapi belum diisi. Sel seperti ini perlu diselesaikan sebelum publish.
Kode shift	Karyawan dijadwalkan memakai Pola Shift tersebut.
OFF	Karyawan ditandai tidak bekerja pada hari tersebut.
LIBUR	Karyawan ditandai sebagai libur/non-working pada tanggal tersebut.

Kolom tanggal dapat menampilkan konteks hari libur, misalnya LBR: <nama libur>, bila tanggal tersebut tercatat di Kalender Libur.

Mengisi satu sel roster

1. Klik sel yang berlaku dan masih dapat diedit.
2. Periksa nama karyawan, tanggal, sumber, dan konteks hari libur pada dialog.
3. Pilih salah satu isi sel:
   • shift aktif;
   • OFF;
   • LIBUR;
   • KOSONG jika belum ingin menetapkan isi.
4. Tambahkan catatan bila diperlukan.
5. Klik Simpan Penugasan.

Jika sel sudah memiliki nilai, gunakan Kosongkan Sel Jadwal untuk menghapus isi sel. Jika sel memang sudah kosong, membiarkannya tetap kosong aman dari sudut pandang pengguna, tetapi sel tersebut tetap dihitung sebagai pekerjaan yang belum selesai bila wajib diisi.

Menggunakan aksi massal

Gunakan aksi massal saat beberapa sel perlu diisi dengan nilai yang sama.

1. Pilih sel yang berlaku pada grid.
2. Pilih aksi seperti Set OFF (Rest) atau Set .
3. Periksa hasilnya pada grid.
4. Gunakan Batalkan Pilihan untuk membersihkan pilihan sel.

Aksi massal melewati sel yang tidak berlaku. Sel N/A tidak ikut diubah.

Validasi roster

Klik Validasi Roster untuk memeriksa kesiapan periode.

Perhatikan ringkasan seperti:

• jumlah sel wajib;
• jumlah sel yang sudah terencana;
• jumlah sel yang masih KOSONG;
• peringatan shift overnight bila ada.

Roster siap dipublikasikan hanya jika semua sel wajib sudah lengkap. Sel KOSONG harus diisi dengan shift, OFF, atau LIBUR sesuai kebutuhan.

Publish roster

1. Pastikan periode berstatus Draft.
2. Klik Publikasikan Jadwal.
3. Periksa ringkasan validasi pada dialog publish.
4. Jika tidak ada sel wajib yang masih KOSONG, lanjutkan publish.

Setelah publish berhasil, periode berubah menjadi Published dan grid menjadi baca-saja.

Filter pada toolbar hanya membantu tampilan dan alur kerja. Filter tidak membatasi cakupan roster yang dipublikasikan; publish berlaku untuk periode roster yang sedang dipilih.

Membuka kembali roster

Gunakan Buka Kembali Draft bila periode Published perlu diperbaiki.

Setelah dibuka kembali:

• periode kembali dapat diedit sebagai Draft;
• isi roster yang sudah ada tetap dipertahankan;
• riwayat publish tetap menjadi konteks sistem untuk periode tersebut.

Validasi ulang roster sebelum mempublikasikan kembali.

Hasil yang diharapkan

Setelah selesai, periode roster mingguan berisi entri yang lengkap untuk semua sel wajib, lolos validasi, dan dapat dipublikasikan. Periode Published menjadi referensi roster terkunci sampai admin membuka kembali draft.

Pemecahan masalah umum

Kondisi	Yang perlu dilakukan
Tanggal mulai bukan Senin	Pilih tanggal mulai yang jatuh pada hari Senin.
Tidak ada karyawan yang muncul di grid	Periksa apakah karyawan memiliki Penugasan Jadwal sumber manual roster yang tumpang tindih dengan periode.
Sel berstatus N/A	Sel tidak berlaku untuk tanggal/karyawan tersebut dan tidak dapat diisi.
Publish ditolak karena KOSONG	Isi semua sel wajib dengan shift, OFF, atau LIBUR.
Grid terkunci	Periode mungkin berstatus Published. Gunakan Buka Kembali Draft jika perlu memperbaiki.
Aksi massal tidak mengubah beberapa sel	Sel yang tidak berlaku dilewati oleh aksi massal.

Catatan dan batasan

• Kalender Libur memberi konteks tanggal libur, tetapi tidak otomatis mengisi semua sel roster manual.
• Perencana Roster tidak menggantikan Penugasan Jadwal. Karyawan perlu memiliki penugasan manual roster yang berlaku agar selnya dapat diedit.
• Panduan ini tidak menjelaskan laporan kehadiran, payroll, cuti, lembur operasional, GPS, geofence, atau tampilan jadwal karyawan/manajer.
• Untuk ringkasan status roster dan format periode, lihat Referensi Jadwal Kerja.