Mengimpor Data Karyawan

Untuk: Super Admin dan HR Admin
Status fitur: Tersedia

Kapan menggunakan panduan ini

Gunakan panduan ini saat Anda perlu mendaftarkan banyak karyawan baru sekaligus ke dalam Database Master Karyawan Terdaftar. Fitur ini menggunakan file Excel .xlsx dan templat resmi dari sistem agar struktur kolom sesuai dengan format impor.

Impor karyawan bersifat membuat data baru. Fitur ini tidak digunakan untuk memperbarui data karyawan yang sudah ada, mengubah status kerja karyawan lama, atau menautkan ulang akun user yang sudah terdaftar.

Jika hanya perlu mendaftarkan satu karyawan, gunakan panduan Membuat Data Karyawan.

Sebelum mulai

Sebelum mengimpor data karyawan, pastikan prasyarat berikut terpenuhi:

1. Akses Admin: Anda masuk sebagai Super Admin atau HR Admin.
2. Struktur organisasi siap: Minimal sudah tersedia Departemen, Divisi, dan Jabatan. Jika halaman Karyawan menampilkan status Registrasi & Manajemen Karyawan Terkunci, lengkapi struktur organisasi terlebih dahulu melalui panduan Menyiapkan Struktur Organisasi.
3. Data karyawan siap: Siapkan No. Pegawai, nama, nomor telepon, tanggal lahir, status kerja, tanggal bergabung, dan kode organisasi untuk setiap karyawan.
4. Rencana akun user: Jika kolom email diisi, sistem akan membuat akun User baru dengan role Karyawan dan sandi default 12345678. Email yang sudah terdaftar akan ditolak.
5. Rencana manajer: Jika kolom manager_employee_number diisi, nomor tersebut harus merujuk ke karyawan yang sudah ada dan memenuhi syarat sebagai manager.

Langkah-langkah

1. Buka menu Kelola Karyawan.
2. Klik tombol Impor Karyawan XLSX.
3. Klik Unduh Templat XLSX untuk mengambil file template-import-karyawan.xlsx terbaru.
4. Isi sheet employees pada templat tersebut.
   • Jangan mengubah nama sheet employees.
   • Jangan mengubah, menghapus, atau menggeser baris header.
   • Gunakan sheet departments, divisions, dan positions sebagai acuan kode organisasi.
   • Kolom wajib: employee_number, full_name, phone_number, birth_place, birth_date, gender, employment_status, hire_date, department_code, division_code, dan position_code.
   • Kolom tambahan: termination_date, email, dan manager_employee_number.
   • Untuk detail lengkap setiap kolom, lihat Kolom Template Impor XLSX.
5. Simpan file dalam format .xlsx.
6. Pada dialog Impor Massal Karyawan (XLSX), pilih atau seret file XLSX ke area unggah.
7. Klik Proses Impor Data.
8. Periksa hasil impor:
   • Jika berhasil, sistem menampilkan jumlah Karyawan Dibuat, Akun User Dibuat, dan Atasan Ditautkan.
   • Jika gagal validasi, sistem menampilkan daftar baris dan kolom yang perlu diperbaiki.

Hasil yang diharapkan

Setelah impor berhasil:

• data karyawan baru muncul di tabel Database Master Karyawan Terdaftar;
• akun User baru dibuat untuk baris yang memiliki email;
• relasi atasan dibuat untuk baris yang memiliki manager_employee_number valid;
• ringkasan keberhasilan menampilkan jumlah karyawan, akun user, dan relasi atasan yang diproses.

Pemecahan masalah umum

Kondisi	Yang perlu dilakukan
Registrasi & Manajemen Karyawan Terkunci	Lengkapi minimal satu Departemen, satu Divisi, dan satu Jabatan terlebih dahulu.
File ditolak karena bukan .xlsx	Gunakan file Excel .xlsx. Unduh ulang templat resmi jika ragu.
Sheet employees tidak ditemukan	Pastikan nama sheet utama tetap employees. Jangan mengganti nama sheet tersebut.
Header kolom tidak sesuai	Unduh templat terbaru dan salin data ke templat baru tanpa mengubah baris header.
File terlalu besar atau baris terlalu banyak	Pastikan file maksimal 5 MiB dan maksimal 1.000 baris karyawan tidak kosong. Pecah menjadi beberapa impor jika perlu.
Baris data menampilkan error validasi	Periksa nomor baris, kolom, nilai input, dan alasan error yang ditampilkan. Perbaiki semua baris tersebut di workbook, lalu unggah ulang.
Kode departemen, divisi, atau jabatan tidak ditemukan	Pastikan kode di file sesuai dengan data master organisasi yang sedang aktif di sistem.
Manager tidak ditemukan atau tidak memenuhi syarat	Pastikan manager_employee_number merujuk ke karyawan yang sudah ada, memiliki akun user aktif, dan memiliki role Manager.

Saat validasi baris gagal, sistem tidak membuat data karyawan untuk percobaan impor tersebut. Perbaiki seluruh error yang ditampilkan, simpan ulang workbook, lalu lakukan impor ulang.

Catatan dan batasan

• Fitur impor hanya menerima file .xlsx; file CSV atau .xls tidak didukung.
• File maksimal berukuran 5 MiB dan berisi maksimal 1.000 baris karyawan tidak kosong.
• Impor hanya membuat karyawan baru. Nomor karyawan yang sudah ada di sistem atau muncul lebih dari satu kali dalam file akan ditolak.
• Email bersifat opsional. Jika diisi, email harus belum terdaftar di sistem karena impor tidak menautkan ke akun user yang sudah ada.
• termination_date wajib diisi hanya jika employment_status adalah terminated; untuk status lain kolom ini harus dikosongkan.
• manager_employee_number hanya dapat merujuk ke manager yang sudah ada di sistem. Referensi manager ke baris lain dalam file yang sama tidak didukung.
• Sheet referensi pada templat membantu pengisian, tetapi validasi tetap menggunakan data organisasi aktif di sistem saat impor dilakukan.