Menjalankan Proses Tahunan Cuti

Untuk: Super Admin dan HR Admin
Status fitur: Tersedia

Kapan menggunakan panduan ini

Gunakan panduan ini saat membuka saldo cuti untuk tahun kebijakan baru, memperbaiki saldo yang belum dibuat, atau meninjau audit proses saldo cuti.

Proses tahunan dilakukan dari Cuti → Proses Tahunan & Audit.

Sebelum mulai

Pastikan:

• tipe cuti Lacak Saldo sudah dibuat dan aktif sesuai kebutuhan;
• aturan kuota tahunan, carry-over, prorata, dan kelayakan sudah benar;
• data karyawan dan organisasi sudah diperbarui;
• Anda sudah memilih tahun target yang benar.

Proses tahunan hanya relevan untuk tipe cuti Lacak Saldo. Tipe cuti Tanpa Saldo tidak memiliki saldo tahunan untuk diinisialisasi.

Memahami Inisialisasi Massal dan Perbaikan Saldo

Proses	Kapan digunakan	Dampak
Inisialisasi Massal	Saat mempersiapkan saldo cuti untuk tahun baru.	Memindai karyawan yang memenuhi syarat dan membuat saldo yang belum ada untuk semua tipe cuti Lacak Saldo yang relevan.
Perbaikan Saldo	Saat ada saldo Belum Inisial untuk tipe cuti dan tahun tertentu.	Membuat saldo yang belum ada untuk satu tipe cuti pada tahun target.

Kedua proses ini aman dijalankan ulang karena membuat saldo yang belum ada saja. Saldo yang sudah ada tidak ditimpa otomatis.

Menjalankan Inisialisasi Massal

1. Buka Dashboard Administrator.
2. Pilih menu Cuti.
3. Buka tab Proses Tahunan & Audit.
4. Pada bagian Inisialisasi Saldo Massal (Bulk Init), pilih tahun target.
5. Klik Inisialisasi Massal.
6. Baca dialog konfirmasi.
7. Jika tahun dan dampaknya sudah benar, konfirmasi proses.
8. Tinjau hasil proses pada log aktivitas.

Gunakan proses ini sebelum tahun kebijakan baru mulai berjalan atau saat HR siap membuka saldo untuk tahun tersebut.

Menjalankan Perbaikan Saldo

1. Buka tab Proses Tahunan & Audit.
2. Pada bagian Perbaikan Saldo Per Tipe Cuti (Repair / Re-run), pilih tipe cuti Lacak Saldo.
3. Pilih tahun target.
4. Klik Perbaiki Saldo.
5. Baca dialog konfirmasi.
6. Konfirmasi proses jika tipe cuti dan tahun sudah benar.
7. Tinjau hasil proses pada log aktivitas.

Gunakan proses ini ketika ada karyawan baru, perubahan data kelayakan, atau saldo yang terdeteksi Belum Inisial.

Carry-over dan prorata

Carry-over dihitung saat saldo tahun baru dibuat. Rumus yang perlu dipahami admin:

Min(Sisa Saldo Tersedia Tahun Lalu, Maksimal Carry-over Tipe Cuti)

Jika carry-over tidak diaktifkan pada tipe cuti, saldo tahun lalu tidak dibawa ke tahun baru.

Prorata digunakan untuk menghitung kuota awal secara proporsional ketika karyawan baru memenuhi syarat pada tahun berjalan. Jika prorata tidak diaktifkan, saldo mengikuti aturan kuota penuh yang berlaku pada kebijakan tipe cuti.

Tidak ada Year Lock/Finalization

Modul Cuti tidak memakai alur Year Lock/Finalization terpisah. Artinya:

• data saldo tahun lalu tetap menjadi catatan historis;
• inisialisasi tahun baru tidak otomatis mengunci atau menutup tahun lama;
• perubahan saldo lama harus dilakukan melalui Koreksi Saldo yang eksplisit dan tercatat;
• perubahan kebijakan tidak otomatis menghitung ulang saldo yang sudah ada.

Jika saldo lama perlu diperbaiki, gunakan Menyesuaikan Saldo Cuti Karyawan.

Membaca log aktivitas

Tab Proses Tahunan & Audit menampilkan dua jenis audit utama:

Audit	Isi utama
Log Aktivitas Pemrosesan Saldo	Jenis proses, tahun target, tipe cuti jika ada, jumlah karyawan eligible, jumlah saldo yang sudah ada, jumlah saldo yang dibuat, waktu, dan aktor.
Riwayat Audit Koreksi / Penyesuaian Saldo Manual	Karyawan, tipe cuti, tahun, nilai koreksi, alasan, waktu, dan aktor.

Gunakan log ini untuk menjelaskan kapan saldo dibuat dan kenapa saldo berubah setelah inisialisasi.

Setelah proses selesai

Setelah menjalankan inisialisasi atau repair:

1. buka Saldo & Kuota Karyawan;
2. pilih tahun target;
3. filter tipe cuti jika perlu;
4. pastikan status berubah dari Belum Inisial menjadi Sesuai;
5. tinjau apakah masih ada saldo yang hilang.

Jika masih ada saldo yang hilang, periksa kriteria kelayakan tipe cuti dan data karyawan.

Catatan dan batasan

• Proses tahunan membuat saldo yang belum ada; proses ini tidak menimpa saldo yang sudah dibuat.
• Carry-over dihitung saat saldo tahun baru dibuat, bukan dihitung ulang terus-menerus.
• Perubahan kebijakan tipe cuti tidak otomatis mengubah saldo historis.
• Koreksi saldo yang sudah ada harus dilakukan melalui audit manual.
• Panduan ini tidak membahas alur pengajuan cuti karyawan atau persetujuan manajer.

Lihat juga

• Menyiapkan Cuti dari Awal
• Mengelola Kebijakan dan Tipe Cuti
• Meninjau Saldo dan Kuota Cuti Karyawan
• Menyesuaikan Saldo Cuti Karyawan
• Referensi Cuti