Mengelola Penugasan Jadwal

Untuk: Super Admin dan HR Admin
Status fitur: Tersedia

Kapan menggunakan panduan ini

Gunakan panduan ini setelah Pola Shift dan/atau Template Roster siap, lalu Anda perlu menentukan siapa yang mengikuti sumber jadwal tertentu untuk rentang tanggal tertentu.

Penugasan Jadwal menghubungkan sumber jadwal ke target. Target dapat berupa seluruh perusahaan, departemen, divisi, atau karyawan tertentu.

Sebelum mulai

Pastikan Anda:

• masuk sebagai Super Admin atau HR Admin;
• dapat membuka Dashboard Administrator;
• sudah menyiapkan data Organisasi dan Karyawan yang akan dipilih;
• sudah memiliki Template Roster aktif jika sumber jadwal memakai template mingguan atau siklus;
• sudah menentukan tanggal mulai berlaku dan, bila perlu, tanggal akhir berlaku.

Membuka tab Penugasan Jadwal

1. Masuk ke IsoCorp.
2. Buka Dashboard Administrator.
3. Pilih menu Jadwal Kerja.
4. Buka tab Penugasan Jadwal.

Tab ini menampilkan daftar penugasan, target, sumber jadwal, periode efektif, prioritas, status, dan aksi yang tersedia.

Target penugasan

Target	Kapan digunakan
Company	Untuk jadwal dasar seluruh perusahaan.
Department	Untuk jadwal yang berlaku pada satu departemen.
Division	Untuk jadwal yang berlaku pada satu divisi.
Employee/Karyawan	Untuk pengecualian atau jadwal khusus pada satu karyawan.

Pilihan departemen, divisi, dan karyawan bergantung pada data Organisasi dan Karyawan yang sudah ada. Jika target tidak muncul, periksa kembali data master terkait.

Prioritas penugasan

Jika seorang karyawan cocok dengan lebih dari satu penugasan pada tanggal yang sama, gunakan urutan prioritas berikut:

1. Employee
2. Division
3. Department
4. Company

Penugasan yang lebih spesifik mengalahkan penugasan yang lebih umum.

Sumber jadwal

Sumber	Keterangan
Weekly template	Menggunakan Template Roster mingguan. Pilih template aktif yang sesuai.
Cycle template	Menggunakan Template Roster siklus. Pilih template aktif dan tentukan tanggal anchor siklus.
Manual roster	Tidak memilih template. Sumber ini dipakai agar jadwal dapat diisi melalui Perencana Roster.

Membuat penugasan baru

1. Pada tab Penugasan Jadwal, klik Tugaskan Jadwal.
2. Pada langkah Konfigurasi Target & Sumber, pilih target penugasan.
3. Pilih sumber jadwal:
   • pilih template aktif untuk Weekly template;
   • pilih template aktif dan isi tanggal anchor untuk Cycle template;
   • pilih Manual roster jika jadwal akan diisi lewat Perencana Roster.
4. Klik Lanjut ke Validasi.
5. Pada langkah Mulai Berlaku & Validasi Kepatuhan, isi tanggal mulai berlaku.
6. Isi tanggal akhir jika penugasan hanya berlaku sampai tanggal tertentu.
7. Periksa hasil validasi konflik.
8. Jika tidak ada konflik yang perlu diperbaiki, klik Simpan Penugasan.

Menanggapi konflik validasi

Sistem memeriksa apakah penugasan baru bertabrakan dengan penugasan lain untuk target dan rentang tanggal yang relevan.

Jika konflik muncul:

1. baca target, sumber, dan periode yang ditampilkan;
2. ubah tanggal mulai atau tanggal akhir;
3. pilih target yang lebih sesuai; atau
4. tutup/akhiri penugasan lama bila memang sudah tidak berlaku.

Jangan abaikan konflik tanpa memahami dampaknya, karena konflik dapat membuat admin salah menerapkan sumber jadwal.

Mengubah, mengakhiri, dan membaca status

Status	Perilaku yang perlu diketahui
Akan Datang	Penugasan belum mulai. Struktur penugasan masih dapat diubah jika aksi edit tersedia.
Aktif	Penugasan sedang berlaku. Jika perlu berhenti, gunakan alur Akhiri Penugasan dengan tanggal akhir.
Selesai	Penugasan sudah berakhir dan bersifat baca-saja.

Untuk penugasan aktif, lebih aman mengakhiri penugasan dengan tanggal akhir daripada mengubah struktur sumber/target yang sedang berjalan.

Hasil yang diharapkan

Setelah penugasan disimpan, daftar Penugasan Jadwal menampilkan target, sumber jadwal, periode efektif, prioritas, dan status yang sesuai. Penugasan dengan sumber manual roster menjadi dasar agar karyawan muncul sebagai sel yang dapat diisi di Perencana Roster pada tanggal yang relevan.

Pemecahan masalah umum

Kondisi	Yang perlu dilakukan
Target tidak ditemukan	Periksa data Organisasi atau Karyawan. Pastikan target masih tersedia dan sesuai filter pencarian.
Template tidak muncul	Pastikan template aktif dan jenisnya sesuai sumber yang dipilih.
Tanggal akhir lebih awal dari tanggal mulai	Perbaiki rentang tanggal agar tanggal akhir sama atau setelah tanggal mulai.
Konflik atau overlap penugasan	Sesuaikan target atau rentang tanggal, atau akhiri penugasan lama terlebih dahulu.
Penugasan sudah selesai	Penugasan berstatus selesai bersifat baca-saja. Buat penugasan baru jika perlu periode baru.
Penugasan aktif perlu dihentikan	Gunakan Akhiri Penugasan dan isi tanggal akhir yang benar.

Catatan dan batasan

• Panduan ini hanya membahas penugasan sumber jadwal. Untuk membuat sumber template, lihat Mengelola Template Roster.
• Untuk mengisi roster mingguan manual setelah sumber manual roster dibuat, lanjutkan ke Merencanakan dan Menerbitkan Roster.
• Jadwal Kerja tidak mendokumentasikan laporan Absensi, payroll, cuti, lembur operasional, GPS, geofence, atau tampilan jadwal karyawan/manajer.
• Untuk ringkasan prioritas dan sumber penugasan, lihat Referensi Jadwal Kerja.