Referensi Jadwal Kerja
Untuk: Super Admin, HR Admin, Manager, dan Employee/Karyawan
Status fitur: Tersedia
Ringkasan Modul
Section titled “Ringkasan Modul”Jadwal Kerja adalah modul untuk menyiapkan pola jadwal, template roster, data hari libur, penugasan jadwal, dan roster mingguan manual. Jadwal Kerja menjadi dasar untuk membaca hari kerja, off day, hari libur, jendela Absensi, serta konteks cuti dan lembur.
Super Admin dan HR Admin mengelola setup jadwal melalui Dashboard Administrator. Employee/Karyawan dapat melihat jadwal bulanannya melalui Aplikasi Karyawan. Untuk setup kebijakan dan saldo cuti, lihat Referensi Cuti. Untuk status kehadiran dan Absensi, lihat Referensi Kehadiran dan Absensi.
Akses Role
Section titled “Akses Role”| Area Jadwal Kerja | Super Admin | HR Admin | Manager | Employee/Karyawan |
|---|---|---|---|---|
| Mengelola shift, template, libur, penugasan, dan roster | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Melihat jadwal kerja bulanan pribadi | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Membaca konteks jadwal bawahan dalam tampilan tim | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
Super Admin dan HR Admin membuka setup melalui Dashboard Administrator → Jadwal Kerja. Employee/Karyawan membuka jadwal dari Aplikasi Karyawan → kartu Jadwal Kerja.
Tab dan fungsi admin
Section titled “Tab dan fungsi admin”| Tab | Fungsi utama | Panduan terkait |
|---|---|---|
| Pola Shift | Mengatur kode shift, jam kerja dasar, jendela Check-In/Check-Out, toleransi, ambang Min Lembur, dan status aktif. | Mengelola Pola Shift |
| Template Roster | Membuat pola roster mingguan atau siklus yang dapat digunakan berulang. | Mengelola Template Roster |
| Kalender Libur | Mencatat hari libur nasional atau perusahaan sebagai data faktual. | Mengelola Kalender Libur |
| Penugasan Jadwal | Menghubungkan sumber jadwal ke target perusahaan, departemen, divisi, atau karyawan. | Mengelola Penugasan Jadwal |
| Perencana Roster | Membuat periode roster mingguan, mengisi grid manual, memvalidasi, publish, dan membuka kembali roster. | Merencanakan dan Menerbitkan Roster |
Untuk alur awal lintas tab, lihat Menyiapkan Jadwal Kerja dari Awal.
Format data penting
Section titled “Format data penting”| Data | Format / aturan |
|---|---|
| Kode shift | Gunakan huruf besar, angka, _, atau -; kode harus unik. |
| Kode template | Gunakan kode unik yang mudah dikenali admin. |
| Jam | Gunakan format HH:MM. |
| Tanggal | Gunakan format YYYY-MM-DD. |
| Periode roster | Tanggal mulai harus Senin dan tanggal akhir adalah Minggu berikutnya. |
| Field menit kebijakan | Gunakan angka nol atau lebih besar. |
Jenis Template Roster
Section titled “Jenis Template Roster”| Jenis | Aturan utama |
|---|---|
| Mingguan | Berisi pola tujuh hari, Senin sampai Minggu. |
| Roster Siklus | Berisi pola siklus 1–14 hari. Penugasan siklus membutuhkan tanggal anchor. |
Setiap baris pola template adalah hari shift atau OFF (Rest). Hari shift membutuhkan Pola Shift aktif.
Jenis target penugasan
Section titled “Jenis target penugasan”| Target | Keterangan |
|---|---|
| Company | Berlaku untuk perusahaan secara umum. |
| Department | Berlaku untuk satu departemen. |
| Division | Berlaku untuk satu divisi. |
| Employee/Karyawan | Berlaku untuk satu karyawan tertentu. |
Prioritas penugasan
Section titled “Prioritas penugasan”Jika beberapa penugasan cocok pada karyawan dan tanggal yang sama, prioritasnya adalah:
- Employee
- Division
- Department
- Company
Penugasan yang lebih spesifik dipakai sebelum penugasan yang lebih umum.
Jenis sumber penugasan
Section titled “Jenis sumber penugasan”| Sumber | Keterangan |
|---|---|
| Weekly template | Menggunakan Template Roster mingguan yang aktif. |
| Cycle template | Menggunakan Template Roster siklus yang aktif dan tanggal anchor siklus. |
| Manual roster | Tidak memakai template. Jadwal diisi melalui Perencana Roster. |
Status roster
Section titled “Status roster”| Status | Perilaku |
|---|---|
| Draft | Roster dapat diedit, divalidasi, dan dipublikasikan. |
| Published | Roster terkunci dan menjadi baca-saja sampai dibuka kembali. |
Publish diblokir jika masih ada sel wajib yang KOSONG. Buka Kembali Draft mengembalikan periode ke kondisi dapat diedit, sementara isi roster yang sudah ada tetap dipertahankan.
Jadwal Kerja Bulanan di Aplikasi Karyawan
Section titled “Jadwal Kerja Bulanan di Aplikasi Karyawan”Employee/Karyawan dapat membuka Jadwal Kerja Bulanan untuk membaca kalender, ringkasan bulan, dan detail tanggal. Tampilan ini dapat menunjukkan:
| Label | Arti umum |
|---|---|
| Shift Kerja | Tanggal memiliki shift kerja. |
| Cuti | Tanggal dipengaruhi cuti yang disetujui. |
| Lembur | Tanggal memiliki konteks lembur yang disetujui. |
| Hari OFF | Tanggal adalah off day. |
| Libur Tidak Bekerja | Tanggal adalah hari libur yang tidak perlu bekerja. |
| Belum Terjadwal | Jadwal belum diterbitkan atau belum tersedia untuk tanggal tersebut. |
| Libur Nasional / Libur Perusahaan | Jenis hari libur yang muncul pada kalender. |
Untuk langkah detail, lihat Melihat Jadwal Kerja Bulanan.
Hubungan dengan Absensi, Cuti, dan Lembur
Section titled “Hubungan dengan Absensi, Cuti, dan Lembur”- Absensi memakai jadwal untuk menentukan apakah karyawan dapat melakukan Absen Masuk atau Absen Pulang, termasuk jendela waktu dan toleransi.
- Cuti yang disetujui dapat tampil pada jadwal dan memengaruhi kebutuhan hadir pada tanggal terkait.
- Lembur memakai konteks jadwal untuk membedakan Hari Kerja (Scheduled-day) dan Hari Libur (Off-day). Pengaturan seperti Min Lembur tetap berada pada setup Pola Shift.
- Rekap Kehadiran membaca jadwal bersama catatan Absensi, cuti, dan lembur untuk menampilkan hasil harian atau bulanan.
Batasan penting
Section titled “Batasan penting”- Jadwal Kerja adalah referensi setup jadwal dan cara membaca jadwal, bukan panduan lengkap untuk laporan kehadiran, payroll, kebijakan cuti, review lembur, GPS, geofence, atau validasi lokasi.
- Kalender Libur menyimpan fakta hari libur. Data libur tidak otomatis mengisi semua sel roster manual.
- Periode Published terkunci sampai dibuka kembali.
- Sel roster wajib yang masih KOSONG menghalangi publish.
- Dalam cakupan saat ini, tidak ada alur hapus mandiri yang perlu dipakai admin pada halaman Jadwal Kerja. Gunakan status Nonaktif, Dibatalkan, Akhiri Penugasan, atau Buka Kembali Draft sesuai jenis data.
- Preview timeline atau simulasi kalender membantu memeriksa konfigurasi, tetapi hasil operasional kehadiran dibaca melalui Rekap Kehadiran dan halaman terkait.
Pesan dan masalah umum
Section titled “Pesan dan masalah umum”| Kondisi | Penjelasan singkat |
|---|---|
| Kode duplikat | Gunakan kode shift atau kode template yang unik. |
| Format jam atau tanggal salah | Periksa format HH:MM untuk jam dan YYYY-MM-DD untuk tanggal. |
| Shift atau template tidak aktif | Aktifkan data jika masih digunakan, atau pilih data aktif lain. |
| Data sedang digunakan | Beberapa field terkunci saat shift atau template sudah dipakai oleh data jadwal lain. Buat salinan baru jika perlu perubahan struktur besar. |
| Konflik penugasan | Sesuaikan target, sumber, atau rentang tanggal agar tidak tumpang tindih secara tidak tepat. |
| Target tidak ditemukan | Periksa data Organisasi dan Karyawan. |
| Sel roster masih KOSONG | Isi sel wajib dengan shift, OFF, atau LIBUR sebelum publish. |
| Periode sudah Published | Buka kembali draft jika roster perlu diperbaiki. |
| Jadwal karyawan belum muncul | Periksa apakah roster sudah dipublikasikan, penugasan berlaku, dan data karyawan sudah sesuai. |