Membuat Data Karyawan

Untuk: Super Admin dan HR Admin
Status fitur: Tersedia

Kapan menggunakan panduan ini

Gunakan panduan ini untuk mendaftarkan pegawai baru ke dalam database master IsoCorp agar dapat dikelola penempatan organisasinya, ditetapkan manajernya, atau diberikan akses ke fitur HRIS.

Jika Anda perlu mendaftarkan banyak karyawan baru sekaligus, gunakan panduan Mengimpor Data Karyawan sebagai alternatif impor XLSX.

Sebelum mulai

Sebelum mendaftarkan karyawan, pastikan prasyarat berikut telah terpenuhi:

1. Data Organisasi Minimal: Anda harus sudah memiliki minimal masing-masing satu Departemen, Divisi, dan Jabatan yang terdaftar. Jika prasyarat ini belum terpenuhi (status Sistem Siap belum tercapai), sistem akan menampilkan status Registrasi & Manajemen Karyawan Terkunci dan Anda wajib memilih Lengkapi Data Organisasi Sekarang terlebih dahulu.
2. Identitas Pegawai: Siapkan informasi dasar seperti Nomor Karyawan (No. Pegawai), Nama Lengkap, dan Nomor Telepon.
3. Rencana Akun (Opsional): Tentukan apakah karyawan ini akan langsung dibuatkan akun login HRIS atau ditautkan dengan user yang sudah ada.

Langkah-langkah

1. Masuk ke menu Kelola Karyawan.
2. Klik tombol Tambah Karyawan Baru.
3. Isi formulir pada bagian Informasi Pribadi & Biodata:
   • Nomor Karyawan (No. Pegawai): Masukkan nomor unik manual. Gunakan huruf besar, angka, _, atau -.
   • Nama Lengkap: Masukkan nama lengkap sesuai identitas resmi.
   • Nomor Telepon: Masukkan nomor telepon aktif.
   • Jenis Kelamin: Pilih laki-laki atau perempuan.
   • Tempat Lahir & Tanggal Lahir: Isi lokasi dan tanggal lahir karyawan.
4. Isi formulir pada bagian Struktur Kerja & Penempatan:
   • Departemen: Pilih departemen tempat karyawan bernaung.
   • Divisi: Pilih divisi yang sesuai (pilihan divisi akan muncul setelah departemen dipilih).
   • Jabatan: Pilih jabatan resmi karyawan.
   • Status Kerja: Pilih status awal (misal: Tetap (Permanent), Kontrak (Contract), atau Masa Percobaan (Probation)) untuk menetapkan Status Kepegawaian.
   • Tanggal Bergabung: Masukkan tanggal mulai bekerja.
   • Manajer Langsung (Opsional): Cari dan pilih manajer untuk karyawan ini jika sudah ditentukan.
5. (Opsional) Isi bagian Penyediaan Akun User HRIS (Opsional):
   • Pilih Tanpa Akun (Nanti) jika belum ingin memberikan akses login.
   • Pilih Buat Akun Baru dan masukkan email jika ingin sistem otomatis membuatkan akun user baru dengan kata sandi default 12345678.
   • Pilih Tautkan User Terdaftar jika ingin menghubungkan dengan akun User yang sudah ada di sistem.
6. Klik tombol Simpan Karyawan.

Hasil yang diharapkan

• Notifikasi sukses Karyawan Ditambahkan muncul.
• Data karyawan baru muncul dalam daftar Database Master Karyawan Terdaftar.
• Jika menggunakan metode Buat Akun Baru, akun user dengan email tersebut akan otomatis tercipta di sistem.

Catatan dan batasan

• Unik: Nomor Karyawan (No. Pegawai) tidak boleh duplikat dengan karyawan lain.
• Pilihan Manajer: Pegawai yang dapat dipilih menjadi Manajer Langsung adalah mereka yang memiliki akun user aktif dengan peran (role) Manager.
• Prasyarat Organisasi: Jika prasyarat minimal organisasi (Departemen, Divisi, dan Jabatan) belum siap, Anda tidak dapat mengakses formulir pendaftaran karyawan.