Meninjau Pengajuan Cuti

Untuk: Super Admin, HR Admin
Status fitur: Tersedia

Kapan menggunakan panduan ini

Gunakan panduan ini saat Anda perlu meninjau antrean Pengajuan Cuti yang membutuhkan keputusan HR/Admin. Panduan ini mencakup pengajuan cuti biasa dan pengajuan pembatalan cuti yang sudah diajukan karyawan.

Panduan ini berbeda dari panduan setup Cuti. Setup seperti tipe cuti, kelayakan, dokumen pendukung, saldo, proses tahunan, dan koreksi saldo tetap dikelola melalui panduan Cuti yang sudah ada. Halaman ini berfokus pada review operasional pengajuan.

Untuk istilah dan status lintas modul, lihat Referensi Cuti.

Sebelum mulai

Pastikan hal berikut sudah terpenuhi:

1. Anda masuk sebagai Super Admin atau HR Admin.
2. Anda dapat membuka Dashboard Administrator.
3. Kebijakan dan tipe cuti sudah disiapkan melalui Cuti → Kebijakan & Tipe Cuti.
4. Jika tipe cuti memakai saldo, saldo karyawan sudah ditinjau melalui Saldo & Kuota Karyawan.

Membuka antrean Pengajuan Cuti

1. Buka Dashboard Administrator.
2. Pilih menu Pengajuan Cuti.
3. Halaman menampilkan Daftar Pengajuan Cuti untuk permohonan cuti dan pembatalan cuti karyawan.
4. Pilih cakupan antrean yang ingin ditinjau.

Tersedia dua cakupan:

Cakupan	Kapan digunakan
Butuh Tindakan HR/Admin	Untuk melihat pengajuan yang sedang menunggu keputusan HR/Admin.
Semua Pengajuan	Untuk menelusuri seluruh pengajuan, termasuk yang sudah selesai, ditolak, ditarik, atau dibatalkan.

Memfilter daftar pengajuan

Gunakan filter di bagian atas daftar untuk mempersempit hasil:

Filter	Fungsi
Cari nama karyawan / NIK…	Mencari berdasarkan nama atau NIK karyawan.
Jenis Pengajuan	Memilih Semua Jenis, Pengajuan Cuti, atau Pembatalan Cuti.
Status Pengajuan	Pada cakupan Semua Pengajuan, memilih Semua Status, Menunggu Persetujuan, Disetujui, Ditolak, Ditarik, atau Dibatalkan.
Tipe Cuti	Memilih semua tipe cuti atau tipe tertentu.
Atur Ulang	Mengembalikan filter ke kondisi awal.

Pada cakupan Butuh Tindakan HR/Admin, daftar berfokus pada item yang masih bisa diputuskan oleh HR/Admin sehingga filter status disederhanakan.

Membaca tabel pengajuan

Tabel membantu Anda menentukan pengajuan mana yang perlu dibuka lebih dulu. Kolom yang perlu diperhatikan antara lain:

• ID / Tanggal: nomor pengajuan dan waktu diajukan. Pengajuan cuti menggunakan awalan CUTI, sedangkan pembatalan menggunakan awalan BTL.
• Karyawan: nama, NIK, dan unit organisasi karyawan.
• Jenis Pengajuan: Pengajuan Cuti atau Pembatalan Cuti. Beberapa pengajuan dapat bertanda Retroaktif.
• Kebijakan & Durasi: tipe cuti dan jumlah hari kerja.
• Rentang Tanggal: periode cuti.
• Peninjau: apakah pengajuan Butuh HR/Admin, menunggu Manajer, atau sudah Selesai.
• Status: status singkat seperti Menunggu, Disetujui, Ditolak, Ditarik, Dibatalkan, Batal Menunggu, Batal Disetujui, atau Batal Ditolak.
• Aksi: gunakan Lihat Detail untuk membuka drawer pengajuan.

Membuka detail pengajuan

Klik Lihat Detail pada baris yang ingin ditinjau. Drawer Detail Pengajuan Cuti menampilkan informasi berikut:

Karyawan dan organisasi

• Nama Lengkap;
• Nomor Induk Karyawan (NIK);
• Departemen;
• Jabatan.

Informasi pengajuan

• ID Pengajuan;
• Jenis Pengajuan;
• Kebijakan Cuti;
• Waktu Pengajuan;
• Tanggal Mulai;
• Tanggal Selesai;
• Durasi Cuti;
• Status;
• Alasan Pengajuan.

Untuk pembatalan cuti, drawer juga menampilkan Alasan Pembatalan Cuti.

Dokumen dan saldo

Jika karyawan mengunggah dokumen, bagian Dokumen Lampiran menampilkan nama file dan tombol Unduh Lampiran. Baca lampiran sebelum mengambil keputusan bila tipe cuti mewajibkan bukti.

Jika tipe cuti memakai saldo, bagian Dampak Saldo membantu Anda membaca Saldo Awal, nilai yang diproses atau direservasi, Tahun Saldo, dan Sisa Saldo Estimasi. Gunakan informasi ini untuk memahami dampak keputusan terhadap saldo karyawan.

Catatan dan alur kerja

Bagian alur kerja dapat menunjukkan apakah pengajuan masih Butuh Tindakan HR/Admin, menunggu manajer, atau sudah selesai. Setelah ada keputusan, drawer dapat menampilkan siapa yang memutuskan, waktu keputusan, Catatan untuk Karyawan, dan Catatan Internal (Rahasia).

Menyetujui atau menolak pengajuan

Pada pengajuan yang dapat diputuskan oleh HR/Admin, drawer menampilkan tombol Setujui Pengajuan dan Tolak Pengajuan.

Menyetujui

1. Buka drawer Detail Pengajuan Cuti.
2. Periksa data karyawan, periode, tipe cuti, alasan, lampiran, dan dampak saldo.
3. Klik Setujui Pengajuan.
4. Pada dialog konfirmasi, isi Catatan untuk Karyawan (Opsional) bila perlu.
5. Isi Catatan Internal HR/Admin (Opsional - Rahasia) jika ada konteks internal yang perlu dicatat.
6. Klik Setujui Sekarang.

Keputusan persetujuan bersifat final untuk langkah review tersebut. Jika tipe cuti terhubung dengan saldo, keputusan dapat memengaruhi saldo atau reservasi yang ditampilkan pada data cuti karyawan.

Menolak

1. Buka drawer Detail Pengajuan Cuti.
2. Periksa alasan dan dokumen pendukung.
3. Klik Tolak Pengajuan.
4. Isi Alasan Penolakan untuk Karyawan (Wajib) dengan bahasa yang jelas.
5. Jika perlu, isi Catatan Internal HR/Admin (Opsional - Rahasia).
6. Klik Tolak Sekarang.

Alasan penolakan ditampilkan kepada karyawan, jadi gunakan bahasa yang sopan dan dapat ditindaklanjuti.

Meninjau pembatalan cuti

Pengajuan pembatalan cuti muncul sebagai Pembatalan Cuti. Saat membukanya, perhatikan:

• cuti asal yang ingin dibatalkan;
• Alasan Pembatalan Cuti dari karyawan;
• status cuti dan status pembatalan;
• dampak saldo jika pembatalan disetujui;
• apakah pengajuan masih berada pada peninjau yang tepat.

Dialog keputusan menggunakan judul Setujui Pembatalan Cuti atau Tolak Pembatalan Cuti agar Anda dapat membedakannya dari pengajuan cuti biasa.

Hasil yang diharapkan

Setelah mengikuti panduan ini, Anda dapat:

• membedakan cakupan Butuh Tindakan HR/Admin dan Semua Pengajuan;
• mencari dan memfilter pengajuan berdasarkan nama, NIK, jenis, status, atau tipe cuti;
• membaca tabel pengajuan dan status alur kerja;
• membuka detail, lampiran, dan dampak saldo;
• menyetujui atau menolak pengajuan cuti dan pembatalan cuti dengan catatan yang sesuai.

Catatan dan batasan

• Halaman ini tidak menggantikan panduan setup Cuti. Untuk kebijakan, tipe cuti, saldo, dan proses tahunan, gunakan Menyiapkan Cuti dari Awal dan Referensi Cuti.
• Jangan menuliskan informasi sensitif yang tidak perlu pada catatan untuk karyawan.
• Catatan Internal HR/Admin dipakai untuk konteks internal, bukan untuk pesan yang perlu dibaca karyawan.
• Panduan ini tidak membahas detail teknis atau logika persetujuan internal.