Mengelola Kebijakan dan Tipe Cuti

Untuk: Super Admin dan HR Admin
Status fitur: Tersedia

Kapan menggunakan panduan ini

Gunakan panduan ini saat Anda perlu membuat tipe cuti baru, mengubah aturan kebijakan cuti, menonaktifkan tipe cuti, atau meninjau kesiapan saldo berdasarkan tipe cuti.

Pengelolaan tipe cuti dilakukan dari Cuti → Kebijakan & Tipe Cuti.

Sebelum mulai

Pastikan Anda sudah memahami:

nama dan kode tipe cuti yang akan dipakai perusahaan;
apakah cuti tersebut memakai kuota tahunan atau tidak;
status karyawan, gender, departemen, divisi, jabatan, atau masa kerja yang boleh menggunakan cuti tersebut;
apakah pengajuan cuti nanti memerlukan dokumen pendukung;
apakah saldo tahunan perlu carry-over atau prorata.

Membuka tab Kebijakan & Tipe Cuti

Masuk ke IsoCorp sebagai Super Admin atau HR Admin.
Buka Dashboard Administrator.
Pilih menu Cuti.
Buka tab Kebijakan & Tipe Cuti.

Tab ini menampilkan daftar kebijakan cuti, status Lacak Saldo atau Tanpa Saldo, aturan carry-over, kriteria kelayakan, kebutuhan dokumen, kesiapan saldo, dan status aktif.

Memahami tipe cuti Lacak Saldo dan Tanpa Saldo

Jenis	Kapan digunakan	Dampak pada saldo
Lacak Saldo	Untuk tipe cuti dengan kuota tahunan, misalnya cuti tahunan.	Membutuhkan kuota tahunan, saldo per karyawan per tahun, inisialisasi, dan monitoring saldo tersedia.
Tanpa Saldo	Untuk tipe cuti yang tidak memakai kuota tahunan, misalnya izin khusus yang dinilai dari kelayakan dan persetujuan.	Tidak memiliki kuota tahunan, carry-over, prorata, atau baris saldo karyawan.

Pilih Lacak Saldo hanya jika HR perlu membatasi penggunaan berdasarkan saldo. Jika tipe cuti hanya memerlukan kelayakan, alasan, dan dokumen, gunakan Tanpa Saldo.

Data utama tipe cuti

Saat membuat atau mengubah tipe cuti, perhatikan data berikut:

Data	Penjelasan
Kode Tipe Cuti	Kode unik yang mudah dikenali. Gunakan huruf besar, angka, `_`, atau `-`.
Nama Kebijakan Cuti	Nama yang dipahami admin dan karyawan.
Deskripsi	Ringkasan penggunaan atau konteks kebijakan.
Kebijakan Aktif	Tipe cuti aktif dapat digunakan untuk kebutuhan baru. Nonaktif dipakai saat kebijakan tidak lagi dibuka untuk penggunaan baru.
Lacak & Batasi Saldo	Menentukan apakah tipe cuti memiliki kuota dan saldo tahunan.
Kuota Tahunan (Hari)	Jumlah hari utama per tahun untuk tipe cuti Lacak Saldo.
Carry-over	Menentukan apakah sisa saldo tahun lalu dapat dibawa ke tahun baru.
Hitung Prorata	Menentukan apakah kuota awal dihitung proporsional untuk karyawan yang baru memenuhi syarat.

Mengatur kriteria kelayakan

Kriteria kelayakan membantu sistem menentukan karyawan mana yang berhak atas tipe cuti tertentu.

Kriteria yang dapat digunakan:

status kepegawaian: Tetap, Kontrak, atau Masa Percobaan;
jenis kelamin: Semua Jenis Kelamin, Laki-laki, atau Perempuan;
departemen;
divisi;
jabatan;
minimum masa kerja.

Jika memakai divisi, pilih departemen terlebih dahulu agar pilihan divisi sesuai struktur organisasi. Jika karyawan yang seharusnya memenuhi syarat tidak muncul pada saldo, periksa kembali data organisasi dan profil karyawan.

Mengatur dokumen pendukung

Gunakan aturan dokumen ketika tipe cuti membutuhkan bukti atau lampiran, misalnya surat dokter atau dokumen pendukung lain.

Jika dokumen diwajibkan:

aktifkan kebutuhan dokumen pendukung;
isi panduan dokumen dengan instruksi yang jelas;
gunakan bahasa yang membantu karyawan memahami jenis dokumen yang harus disiapkan.

Jika dokumen tidak diwajibkan, jangan isi panduan dokumen sebagai pengganti kebijakan resmi yang panjang. Detail kebijakan yang stabil lebih cocok diletakkan di dokumentasi atau aturan internal perusahaan.

Membuat tipe cuti baru

Pada tab Kebijakan & Tipe Cuti, klik Tambah Tipe Cuti.
Isi kode, nama, dan deskripsi.
Tentukan apakah kebijakan aktif.
Pilih apakah tipe cuti menggunakan Lacak Saldo.
Jika memakai Lacak Saldo, isi kuota tahunan, carry-over, dan prorata sesuai kebijakan.
Pilih kriteria kelayakan karyawan.
Tentukan apakah dokumen pendukung wajib dan isi panduannya bila diperlukan.
Simpan kebijakan.

Setelah tipe cuti Lacak Saldo dibuat, lanjutkan ke Menjalankan Proses Tahunan Cuti untuk membuat saldo karyawan.

Mengubah tipe cuti

Cari tipe cuti pada daftar kebijakan.
Klik aksi Edit Kebijakan.
Perbarui data yang diperlukan.
Simpan perubahan.

Beberapa perubahan kebijakan saldo dapat dibatasi jika tipe cuti sudah digunakan oleh saldo karyawan. Jika perubahan tidak dapat disimpan, pertimbangkan apakah perlu membuat tipe cuti baru, menyesuaikan saldo yang sudah ada, atau memperbaiki data karyawan terlebih dahulu.

Membaca kesiapan saldo

Kolom kesiapan membantu melihat apakah tipe cuti Lacak Saldo sudah memiliki saldo untuk karyawan yang memenuhi syarat.

Kondisi	Arti
100% Ready atau tidak ada missing	Saldo untuk karyawan yang memenuhi syarat sudah tersedia.
Missing	Ada karyawan memenuhi syarat yang belum memiliki saldo untuk tahun yang sedang ditinjau.
Tanpa Saldo	Tipe cuti tidak membutuhkan saldo tahunan.

Jika ada saldo yang hilang, gunakan Menjalankan Proses Tahunan Cuti atau buka Meninjau Saldo dan Kuota Cuti Karyawan untuk melihat detail karyawan.

Pemecahan masalah umum

Kondisi	Yang perlu dilakukan
Kode tipe cuti ditolak	Gunakan kode unik dengan huruf besar, angka, `_`, atau `-`.
Tidak bisa menyimpan tanpa status kepegawaian	Pilih minimal satu status kepegawaian yang memenuhi syarat.
Divisi tidak dapat dipilih	Pilih departemen terlebih dahulu, lalu pilih divisi dari departemen tersebut.
Karyawan yang diharapkan tidak masuk hitungan eligible	Periksa status kerja, gender, organisasi, jabatan, tanggal masuk, dan minimum masa kerja karyawan.
Tipe cuti sudah digunakan dan aturan saldo tidak bisa diubah	Jangan memaksa perubahan tersembunyi. Gunakan koreksi saldo, perbaiki data sumber, atau buat kebijakan baru sesuai kebutuhan.