Meninjau Pengajuan Lembur

Untuk: Super Admin, HR Admin
Status fitur: Tersedia

Kapan menggunakan panduan ini

Gunakan panduan ini saat Anda perlu meninjau antrean Pengajuan Lembur yang membutuhkan keputusan HR/Admin. Halaman ini mencakup dua jenis pengajuan:

• Hari Kerja (Scheduled-day), yaitu klaim lembur berdasarkan kelebihan waktu sebelum atau sesudah shift kerja normal.
• Hari Libur (Off-day), yaitu rencana lembur pada hari libur atau off day.

Untuk istilah dan status lintas alur lembur, lihat Referensi Lembur.

Sebelum mulai

Pastikan hal berikut sudah terpenuhi:

1. Anda masuk sebagai Super Admin atau HR Admin.
2. Anda dapat membuka Dashboard Administrator.
3. Data karyawan, jadwal kerja, dan shift sudah cukup lengkap agar konteks lembur mudah dibaca.
4. Jika kebijakan perusahaan memakai batas minimal lembur, pastikan konfigurasi shift seperti Min Lembur sudah disiapkan di area Jadwal Kerja. Panduan ini hanya membahas review pengajuan lembur, bukan setup shift.

Membuka antrean Pengajuan Lembur

1. Buka Dashboard Administrator.
2. Pilih menu Pengajuan Lembur.
3. Pilih cakupan daftar yang ingin ditinjau.

Tersedia dua cakupan:

Cakupan	Kapan digunakan
Butuh Tindakan HR/Admin	Untuk melihat pengajuan yang sedang menunggu keputusan HR/Admin.
Semua Pengajuan	Untuk menelusuri seluruh pengajuan lembur, termasuk yang sudah disetujui, ditolak, atau ditarik.

Memfilter daftar pengajuan

Gunakan filter untuk mempersempit daftar:

Filter	Fungsi
Cari nama karyawan / NIK…	Mencari pengajuan berdasarkan nama atau NIK karyawan.
Kategori Lembur	Memilih Semua Kategori, Hari Kerja (Scheduled-day), atau Hari Libur (Off-day).
Status Pengajuan	Pada cakupan Semua Pengajuan, memilih Semua Status, Menunggu Persetujuan, Disetujui, Ditolak, atau Ditarik.
Atur Ulang	Mengembalikan filter ke kondisi awal.

Pada cakupan Butuh Tindakan HR/Admin, daftar difokuskan pada pengajuan yang masih bisa diputuskan oleh HR/Admin.

Membaca tabel pengajuan

Tabel Pengajuan Lembur membantu Anda memahami ringkasan tiap baris sebelum membuka detail.

Kolom utama meliputi:

• ID / Tanggal Diajukan;
• Karyawan;
• Kategori;
• Tanggal / Jam Lembur;
• Durasi (Diminta / Disetujui);
• Wewenang Tindakan;
• Status;
• Aksi.

Gunakan Lihat Detail untuk membuka drawer pengajuan.

Pada kolom kategori, perhatikan perbedaan berikut:

Kategori	Arti praktis
Hari Kerja (Scheduled-day)	Klaim lembur setelah atau sebelum jam kerja normal berdasarkan bukti Absensi.
Hari Libur (Off-day)	Rencana lembur pada hari libur/off day sebelum pekerjaan dilakukan.

Membuka detail pengajuan

Drawer detail menampilkan informasi utama pengajuan.

Karyawan dan organisasi

• Nama Lengkap;
• Nomor Induk Karyawan (NIK);
• Departemen / Divisi;
• Jabatan.

Informasi utama

• ID Pengajuan;
• Kategori Lembur;
• Tanggal Pengajuan;
• Tanggal Lembur;
• Status Pengajuan;
• Durasi Diajukan;
• Uraian Tugas / Alasan Lembur.

Untuk Hari Kerja (Scheduled-day)

Bagian Bukti Kehadiran & Kandidat Lembur membantu Anda membaca:

• Shift Terjadwal;
• Absensi Aktual (Check-In / Out);
• Kandidat Sebelum Shift;
• Kandidat Sesudah Shift;
• Total Kandidat Lembur Didukung Bukti.

Gunakan informasi ini untuk menilai apakah durasi yang diminta masuk akal terhadap catatan Absensi dan shift.

Untuk Hari Libur (Off-day)

Bagian Rencana Kerja Lembur Hari Libur menampilkan:

• Waktu Mulai Rencana;
• Waktu Selesai Rencana;
• Estimasi Durasi Kerja;
• Durasi Kerja Diotorisasi jika sudah diputuskan;
• penanda jika rencana melewati tengah malam.

Gunakan bagian ini untuk menilai rencana kerja sebelum memberi keputusan.

Menyetujui pengajuan

Pada pengajuan yang dapat diputuskan oleh HR/Admin, klik Setujui Pengajuan.

1. Periksa kategori, tanggal, alasan, dan bukti atau rencana lembur.
2. Isi Durasi Lembur Disetujui (Menit).
3. Jika perlu, isi Catatan untuk Karyawan (Opsional).
4. Jika ada konteks internal, isi Catatan Internal HR/Admin (Opsional - Rahasia).
5. Klik Setujui Lembur.

Durasi yang disetujui dapat sama dengan durasi diminta atau lebih kecil sesuai kebijakan. Untuk Hari Kerja (Scheduled-day), jangan menyetujui durasi melebihi batas kandidat yang ditampilkan. Untuk Hari Libur (Off-day), gunakan rencana kerja sebagai acuan.

Setelah disetujui, tabel dan drawer dapat menampilkan durasi disetujui pada Durasi (Diminta / Disetujui), Durasi Lembur Disetujui, atau Durasi Kerja Diotorisasi.

Menolak pengajuan

Pada pengajuan yang tidak dapat disetujui, klik Tolak Pengajuan.

1. Baca kembali alasan karyawan dan bukti/rencana lembur.
2. Isi Alasan Penolakan untuk Karyawan (Wajib).
3. Jika perlu, isi Catatan Internal HR/Admin (Opsional - Rahasia).
4. Klik Tolak Lembur.

Alasan penolakan akan dibaca oleh karyawan. Tulis alasan yang spesifik, misalnya bukti Absensi tidak mendukung durasi yang diminta, rencana kerja tidak sesuai, atau pengajuan perlu dibuat ulang.

Membaca status dan alur kerja

Gunakan status berikut saat menelusuri pengajuan:

Status	Arti ringkas
Menunggu Persetujuan	Pengajuan belum mendapat keputusan akhir.
Disetujui	Pengajuan sudah disetujui dengan durasi lembur yang diotorisasi.
Ditolak	Pengajuan ditolak dan alasan penolakan dapat dilihat karyawan.
Ditarik	Karyawan menarik pengajuan sebelum selesai diputuskan.
Butuh tindakan HR/Admin	Pengajuan sedang berada pada wewenang HR/Admin.
Menunggu Manajer	Pengajuan belum menjadi tindakan HR/Admin dan bersifat baca saja untuk Anda.
Selesai	Pengajuan sudah memiliki keputusan akhir atau tidak lagi membutuhkan tindakan.

Hasil yang diharapkan

Setelah mengikuti panduan ini, Anda dapat:

• membedakan Hari Kerja (Scheduled-day) dan Hari Libur (Off-day);
• menggunakan cakupan Butuh Tindakan HR/Admin dan Semua Pengajuan;
• memfilter pengajuan berdasarkan nama, NIK, kategori, dan status;
• membaca bukti kehadiran atau rencana kerja lembur;
• menyetujui durasi lembur dalam menit;
• menolak pengajuan dengan alasan yang jelas;
• memahami kapan Min Lembur perlu diperiksa pada setup shift, bukan pada halaman review ini.

Catatan dan batasan

• Panduan ini berfokus pada review operasional Pengajuan Lembur.
• Pengaturan shift, termasuk Min Lembur, tetap dibahas dalam dokumentasi Jadwal Kerja.
• Jangan memakai catatan internal untuk pesan yang perlu diketahui karyawan.
• Panduan ini tidak membahas detail teknis, perhitungan internal, atau data sistem di balik alur persetujuan.