Mengubah Data Karyawan

Untuk: Super Admin dan HR Admin
Status fitur: Tersedia

Kapan menggunakan panduan ini

Gunakan panduan ini jika terjadi perubahan data pribadi karyawan, mutasi antar divisi, promosi jabatan, perubahan manajer, atau saat karyawan memasuki masa terminasi (berhenti bekerja).

Langkah-langkah

Buka halaman Kelola Karyawan.
Cari rekam data yang ingin diubah dalam tabel Database Master Karyawan Terdaftar.
Klik tombol dengan ikon pensil (Ubah Karyawan) pada kolom Aksi di baris karyawan tersebut.
Pada jendela Ubah Data Karyawan yang muncul, perbarui informasi yang diperlukan pada bagian Informasi Pribadi & Biodata atau Struktur Kerja & Penempatan.
Klik tombol Simpan Karyawan.

Mengelola Status Kepegawaian & Terminasi

Anda dapat memperbarui kondisi kepegawaian melalui field Status Kerja:

Perubahan Status: Anda dapat mengubah Status Kepegawaian antara Tetap (Permanent), Kontrak (Contract), Masa Percobaan (Probation), atau Nonaktif (Inactive).
Terminasi: Jika karyawan berhenti bekerja, ubah status menjadi Terminated (Terminasi).
- Sistem akan mewajibkan Anda mengisi Tanggal Terminasi Kerja yang tidak boleh lebih awal dari tanggal bergabung karyawan.
- Penting: Mengubah status ke Terminated akan secara otomatis MENONAKTIFKAN akun user HRIS yang tertaut demi keamanan akses.

Mengubah Penempatan Organisasi

Anda dapat mengubah Departemen, Divisi, atau Jabatan karyawan.
Jika Anda mengubah Departemen, field Divisi akan dikosongkan secara otomatis. Anda wajib memilih divisi baru yang valid di bawah departemen terpilih tersebut.

Menetapkan Manajer Langsung

Field Manajer Langsung (Opsional) digunakan untuk menetapkan atasan dari karyawan tersebut.
Hanya pegawai yang memiliki akun user aktif dengan role Manager yang akan muncul dalam pilihan pencarian.
Beberapa penugasan manajer mungkin ditolak oleh sistem jika tidak memenuhi kriteria validasi (penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada panduan penetapan manajer).

Akun User HRIS

Di bagian bawah formulir, Anda dapat melihat Status Tautan User Terhubung:

Tautan Permanen: Jika karyawan sudah memiliki akun login, email yang tertaut akan ditampilkan. Tautan ini bersifat permanen dan tidak dapat diubah dari jendela ini.
Belum Terhubung: Jika karyawan belum memiliki akun, Anda akan melihat tombol Tautkan Akun untuk memulai proses penyambungan akun user secara manual.

Hasil yang diharapkan

Muncul notifikasi sukses Karyawan Diperbarui.
Perubahan data segera tercermin di tabel daftar karyawan.
Jika status diubah menjadi Terminated, akses login karyawan tersebut (jika ada) akan langsung dicabut oleh sistem.