Menghubungkan Karyawan dengan User HRIS

Untuk: Super Admin dan HR Admin
Status fitur: Tersedia

Ringkasan

Setiap orang di IsoCorp memiliki dua identitas yang saling berhubungan:

1. Karyawan: Berisi profil HR seperti No. Pegawai, Jabatan, dan status kerja.
2. User: Berisi kredensial login (email dan kata sandi) serta hak akses (role).

Agar karyawan tersebut dapat masuk ke aplikasi, data Karyawan harus dihubungkan dengan sebuah akun User. Hal ini memungkinkan akses masuk (login) bagi karyawan sesuai dengan role yang diberikan.

Metode Tautan Akun

Tautan akun dapat dilakukan melalui dua cara:

Saat Membuat Karyawan Baru

Pada bagian Penyediaan Akun User HRIS (Opsional) di formulir pembuatan karyawan, Anda dapat menentukan Metode Tautan Akun:

1. Tanpa Akun (Nanti): Pilih ini jika Anda ingin mencatat data karyawan tanpa memberikan akses login untuk saat ini.
2. Buat Akun Baru: Sistem akan otomatis membuat akun User baru berdasarkan email yang Anda masukkan.
   • Role Otomatis: Mendapatkan role Karyawan.
   • Sandi Default: Menggunakan sandi 12345678. Informasi sandi ini wajib dikelola sesuai prosedur keamanan internal.
3. Tautkan User Terdaftar: Hubungkan dengan akun User yang sudah ada namun belum terhubung ke profil mana pun.

Melalui Tombol Tautkan Akun

Pada karyawan yang sudah terdaftar namun belum memiliki akun, klik tombol Tautkan Akun. Jendela Tautkan Akun User HRIS akan muncul dengan pilihan Metode Tautan Satu-Kali:

1. Buat Akun Baru: Memerlukan pengisian Email Login Karyawan.
   • Role Otomatis: Mendapatkan role Karyawan.
   • Sandi Default: Menggunakan sandi 12345678. Informasi sandi ini wajib dikelola sesuai prosedur keamanan internal.
2. Tautkan User Terdaftar: Memerlukan pemilihan akun melalui Pilih Akun User Terdaftar.

Aturan Tautan Permanen

Penting untuk diperhatikan bahwa dalam versi aplikasi saat ini:

• Tautan Satu-Kali: Tautan antara profil Karyawan dan akun User bersifat permanen dan tidak dapat dilepas-pasang secara mandiri melalui antarmuka admin.
• Status Tautan: Setelah terhubung, status pada panel profil akan berubah menjadi Tautan Permanen disertai alamat email yang terhubung.
• Pengaruh Terminasi: Jika status kerja karyawan diubah menjadi Terminated (Terminasi), akun User yang tertaut akan otomatis dinonaktifkan demi alasan keamanan.

Langkah-langkah Menghubungkan (Karyawan Lama)

1. Buka menu Karyawan di ruang kerja Admin.
2. Cari karyawan yang berstatus Belum Terhubung pada kolom Akun User HRIS.
3. Klik ikon pensil (Ubah) atau klik tombol Tautkan Akun yang tersedia.
4. Pada jendela Tautkan Akun User HRIS, tentukan Metode Tautan Satu-Kali:
   • Buat Akun Baru: Masukkan Email Login Karyawan.
   • Tautkan User Terdaftar: Cari akun pada bagian Pilih Akun User Terdaftar.
5. Klik Tautkan Akun Sekarang.

Hal yang Perlu Diperhatikan

• Verifikasi Data: Karena Tautan Permanen tidak dapat dilepas atau ditautkan ulang secara bebas di antarmuka Admin, pastikan Anda telah memverifikasi alamat email atau akun User yang dipilih sebelum mengklik Tautkan Akun Sekarang.
• Jika Anda memilih Tautkan User Terdaftar, akun tersebut tidak boleh sudah terhubung ke karyawan lain.